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Office Cliparts installieren von Office-CD Die 3000 Cliparts von der Office 97 -CD müssen manuell installiert werden: Explorer starten, Office-CD einlegen und aufrufen, Unterverzeichnis Clipart wählen und Setup aufrufen. Die Clipart Installation wird gestartet. Es muss die benutzerdefinierte Installation gewählt werden. Nur dann werden die 180 MB Cliparts auf der Festplatte installiert. Datum einfügen Ein Datum kann unkompliziert über Einfügen/Datum und Uhrzeit eingefügt werden. Mit einem Klick kann die automatische Aktualisierung aktiviert werden. In vielen Fällen (z.B. für Fußzeilen) ist aber das Erstelldatum des Dokumentes interessant. Dies muss über eine Feldfunktion eingesetzt werden – und zwar im Menü Einfügen/Feld , Kategorie Datum und Uhrzeit , Feldname CreateDate. Die Form ist im rechten Auswahlfenster zu wählen. Ähnlich funktioniert das mit den Feldern SaveDate (fügt das Datum der letzten Speicherung ein) oder Printdate (fügt das Datum des letzten Drucks ein). Makro-Sicherheit Die optimale Sicherheit gegen Makro-Viren erhält man, indem man in den Programmen von Office 2000 unter Extras/Makros die Funktion Sicherheit auf hoch setzt. Im Register Vertrauenswürdige Quellen sollte kein Eintrag existieren. Im Office 2003 führt dies jedoch vereinzelt zu nervigen Sicherheitsabfragen beim Öffnen eines Dokumentes. Office 2007 mit klassischen Menüs Um im Office 2007 die vertrauten klassischen Menüs nutzen zu können, kann man das Tool Ubitmenu einsetzen. Dieses fügt an die zweite Position in der Hauptleiste von Word, Excel und Powerpoint 2007 ein neues Menü hinzu. Hier findet man die altbekannten Menüs und Symbolleisten. Download unter: www.ubit.ch/software/ubitmenu-office 2007 Office 2007 Scanner Will man im Office 2007 ein Bild über den Scanner einfügen, muss zuerst das gewünschte Bild mit dem Microsoft Clip Organizer gescannt werden. Dieser wird über die MS Office Tools aufgerufen. Im Menü Datei wird die Funktion Clips zum Organizer hinzufügen / vom Scanner oder Kamera aufgerufen und das gewünschte Bild gescannt. In Word kann es über die Zwischenablage oder über die Funktion Grafik aus Datei einfügen / Microsoft Clip Organizer eingefügt werden. Office Assistent Einmal aktiviert reagiert der manchmal störende Office-Assistent sowohl auf F1 als auch auf das Fragezeichen-Symbol. Will man die normale Office Hilfe statt des Assistenten über F1 aufrufen können, muss beim Office-Assistenten in den Optionen ausgeschaltet werden: Auf F1 reagieren Office Einstellungen speichern Sämtliche Office-Einstellungen (auch E-Mail Konten von Outlook) können gespeichert und nach Neuinstallation wieder geladen werden. Dazu ruft man in den Microsoft Office Tools den Assistenten zum Speichern der eigenen Einstellungenauf ,folgt den Anweisungen und speichert die Datei an einen beliebigen Ort. Nach Neuinstallation kann man die Datei mit Hilfe des Assistenten problemlos wieder zurückladen. Leider ist dieser Assistent ab Office 2007 nicht mehr dabei. Outlook-Aufgabe erstellen Wenn Sie die Arbeit an einem Text in Word oder einem Kalkulationsmodell in Excel abschließen, gibt es häufig noch etwas zu korrigieren oder zu prüfen. Damit Sie das nicht vergessen, können Sie direkt aus Excel oder Word per Mausklick eine Aufgabe in Outlook erstellen, die bereits eine Verknüpfung zu der aktuellen Datei enthält. Dazu rufen Sie das Menue EXTRAS-ANPASSEN auf. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle" und markieren Sie unter KATEGORIEN den Eintrag "Alle Befehle". In der zweiten Liste finden Sie daraufhin einen Eintrag "AufgabeErstellen", den Sie an die gewünschte Stelle in den Standard-Symbolleisten ziehen. Mit einem Mausklick auf das Symbol wird jetzt eine Aufgabe mit dem verknüpften Dokument erstellt Outlook Ablagereihenfolge Kontakte Die Anzeige der Ablagenreihenfolge kann man einstellen unter: Menü Extras / Optionen. Dort wählt man die Registerkarte Einstellungen und klickt im Bereich Kontakte auf die Schaltfläche Kontaktoptionen. Dort kann die gewünschte Anzeige und Ablagereihenfolge eingestellt werden. Unter Office 2010 findet man die Einstellungen unter Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Registerkarte Adressbücher Das gewünschte Adressbuch wird markiert und auf Ändern geklickt. Hier kann die gewünschte Reihenfolge eingestellt werden. Abstimmungsschaltflächen Abstimmungen und Umfragen können mit einer modifizierten Outlook-Mail durchgeführt werden. Dazu wählt man in einer geöffneten Mail das Symbol Optionen und dort die Checkbox Abstimmungsschaltflächen verwenden. Der Empfänger kann jetzt eine der angebotenen Optionen wählen und die Mail wird als Antwort zurückgesandt. Es können auch eigene Schaltflächen generiert werden. Dazu trägt man die gewünschten Bezeichnungen ein und trennt diese durch ein Semikolon. Alle Mails eines Absenders Will man in Outlook 2010 alle Mails eines Absenders sehen klickt man die betreffende Mail mit der rechten Maustaste an und wählt im Kontextmenü Verwandtes suchen. Hier kann man über die Option Nachrichten in dieser Unterhaltung den gesamten Mailverkehr mit identischer Betreffzeile oder über Nachrichten vom gleichen Absender alle Mails dieses Absenders angezeigt bekommen. Anlagen drucken Sollen Anlagen zusammen mit der eigentlichen Mail gedruckt werden muss dies über das Menü Datei / Drucken / Anlagen drucken aktiviert werden. Das funktioniert auch, wenn man mehrere Mails mit Anlagen mit gedrückter STRG-Taste markiert hat. Aufgabe in Termin wandeln Durch ziehen per Drag and Drop einer Aufgabe mit der rechten Maustaste in die Ordnerliste mit dem Symbol Kalender öffnet Outlook einen Termin mit der Betreffzeile der Aufgabe und ggf. dem Detailtext. Hier muss jetzt eine Terminvorgabe eingegeben und gespeichert werden. Die ursprüngliche Aufgabe bleibt. Das funktioniert genauso mit Notizen, die in einen Termin oder eine Aufgabe gewandelt werden sollen. Betreffzeile bearbeiten Soll eine Mail weitergeleitet und zuvor die Betreffzeile bearbeitet werden, muss im Mailbereich / Menü Ansicht / Aktuelle Ansicht / Ansichtseinstellungen/ Weitere Einsstellungen die Option Bearbeiten in der Zeile ermöglichen aktiviert werden Bilder in E-Mails nachladen Standardmäßig verhindert Outlook 2003 das automatische Nachladen von Bildern in der HTML-Ansicht. Wenn man die Bilder wie gewohnt automatisch zusammen mit dem Text mit laden will, ist unter Extras / Optionen in der Registerkarte Sicherheit die Schaltfläche Einstellungen für den automatischen Download ändern zu betätigen und der Haken vor der Option Bilder und andere externen Inhalte … zu entfernen. Blindkopien - Blindcopy Beim Versand von Mails kann man gleichzeitig Kopien an Personen verschicken, von denen der Empfänger und die in Cc... genannten weiteren Personen nicht wissen sollen. Diese Empfänger setzt man in das Bcc...-Feld (Blind Carbon Copy). Die Bcc-Zeile fügt man ein, indem man nach Aufruf eines E-Mail Formulars im Menü Ansicht die Bcc-Zeile aktiviert. Ab sofort steht diese Zeile in jeder E-Mail zur Verfügung. Dokument verknüpfen Sehr hilfreich ist die Verknüpfung von Dokumente in Terminen oder Aufgaben. Auf diese Weise können kleine Projekte verwaltet werden. Als Schaltzentrale dient dazu beispielsweise ein Termin oder eine Aufgabe. In diesen können z.B. Word oder Excel-Dokumente über die Schaltfläche Einfügen verknüpft werden. Aber Vorsicht. So wird lediglich eine Kopie es Originaldokumentes angelegt. Änderungen am Originaldokument verfolgt man, indem man zum Einfügen die Option Hyperlink einfügen verwendet. Erinnerungsdienst Gelegentlich wird die Fehlermeldung beim Start von Outlook angezeigt: Outlook kann den Erinnerungsdienst nicht starten. > Erinnerungen können nicht angezeigt werden. Das kann behoben werden, indem man in der Eingabeaufforderung eingibt: Outlook/CleanReminders. Dadurch wird die Erinnerungsfunktion auf den Standardwert zurückgesetzt Formular entwerfen In Outlook / Posteingang können eigene Formulare entworfen werden. Beispiel E-Mail : Neue E-Mail öffnen und Vordruck entwerfen Menü Extras/Formulare/Formular veröffentlichen auswählen Namen vergeben und speichern in Bibliothek für persönliche Formulare Das Formular kann später aufgerufen werden unter Extras/Formulare/Formular auswählen/Persönliche Formulare Formular farbig entwerfen In Outlook/ Posteingang können auch Formulare mit farbigen Hintergrund entworfen werden: Im Posteingang Menü Aktionen/Neue E-Mail mit Nachricht mit.../Weitere Briefpapiere/Geburtstag wählen Hintergrund kann über Format/Hintergrund/Farbe gewählt werden Hintergrundbild kann über Format/Hintergrund/Bild... gewählt werden Schrift (ggf. markiert) kann über Format/Zeichen angepasst werden Über Einfügen/Horizontale Linie kann eine Linie eingefügt werden Speichern als Formular: siehe Outlook / Formular entwerfen Geburtstage als Serientermin Enthält ein Outlook-Kontaktformular einen Geburtstag, kann dieser recht einfach im Kalender als Wiederholungstermin eingetragen werden. Dazu wählt man den gewünschten Kontakt, wechselt auf die Registerkarte Details, wählt das Datum im Feld Geburtstag und übernimmt es mit Speichern und schließen. Outlook erstellt nun einen Serientermin. Informationen in Rubriken verschieben In Outlook können Informationen zwischen den Rubriken ganz einfach per Drag and Drop kopiert oder verschoben werden. Eine eingehende Mail kann z.B. durch Verschieben in der Ordnerleiste auf Kalender oder Aufgabe in einen Termin oder eine Aufgabe kopiert werden. Man verschiebt sie mit gedrückter Maustaste über das Kontextmenü. So kann man auch eine Anlage kopieren oder verschieben. Das funktioniert auch umgekehrt – also einen Termin auf E-Mail ziehen und den Termin- Inhalt in die E-Mail übernehmen. Man kann auch einen Kontakt auf E-Mail ziehen und eine Mail auf diese Weise mit dem Adressaten ausstatten. Oder man zieht eine zuvor angelegte Notiz auf E-Mail, Kalender oder Aufgabe, um den Inhalt zu übernehmen. Kontakte exportieren und importieren Nach Aufruf der Kontakte im Menü Datei die Funktion Importieren/Exportierenaufrufen und wählen: Exportieren in eine Datei. In der folgenden Liste wählt man persönliche Ordner-Datei (.pst). Im nächsten Fenster markiert man den Persönlichen Ordner an oberster Stelle des Verzeichnisbaumes. Setze ein Häkchen vor Untergeordnete Ordner einbeziehen und klicke auf Weiter. Im nächsten Fenster wählt man ein geeignetes Verzeichnis aus (z.B. E:\ Sicherungsdateien\Export Outlook\backup.pst). Nach Fertigstellung kann die Backup-Datei jederzeit über die Importfunktion wiederhergestellt werden. Kontakte sichern Ab Outlook 2010 können Kontakte als VCards separat oder komplett gespeichert werden, indem man die in Outlook markierten Kontakte per Drag and Drop in einen beliebigen Ordner im Explorer zieht. Auf diesem Wege kann man umgekehrt die Kontakte auch wieder herstellen. Kontakte sortieren Um bei Auswahl einer E-Mail Adresse in Outlook die alphabetische Sortierung nach den Nachnamen zu erreichen sind folgende Schritte erforderlich: Die Sortierung nach dem Nachnamen klappt allerdings nur, wenn die Kontakte auch nach dem Muster "<Nachname>, <Vorname>" gespeichert werden. Dazu ruft man EXTRAS-OPTIONEN auf und wechseln auf die Registerkarte EINSTELLUNGEN. Dort klicktman auf die Schaltfläche KONTAKTOPTIONEN. Danachwählt man im Dropdown-Feld ABLAGEREIHENFOLGE den Listeneintrag "Nachn., Vorn." aus. Mit OK wird die Aktion abgeschlossen. Bis Office 2003 ruft man den Befehl EXTRAS-E-MAIL-KONTEN auf. Das daraufhin angezeigte Dialogfeld stellt vier Optionen zur Verfuegung, von denen man die letzte, VORHANDENE VERZEICHNISSE ODER ADRESSBUECHER ANZEIGEN ODER BEARBEITEN, auswählt. Nach WEITER markiert man in der Verzeichnis- und Adressbuchliste den Eintrag "Outlook- Adressbuch". Anschließend klickt man auf AENDERN und aktiviert im Bereich NAMEN ORDNEN die gewuenschte Option, - entweder VORNAME NACHNAME oder WIE "SPEICHERN UNTER". Ab Office 2007 findet man die letztgenannte Einstellung unter EXTRAS / KONTOEINSTELLUNGEN. Nach Auswahl der Registerkarte ADRESSBÜCHER markiert man das Outlook Adreßbuch und klickt auf ÄNDERN. Hier wählt man die Option: Wie speichern unter. Wirksam wird die neue Sortiermethode erst nach einem Neustart von Outlook. Kontakt übernehmen Bei Eingang einer Mail können die Kontaktdaten übernommen werden, indem man in der geöffneten Mail mit der rechten Maustaste auf den Absender klickt und im Kontextmenü wählt: Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Der neue Kontakt wird den Kontakten hinzugefügt. Kontaktkarte versenden Eine komplette Kontaktadresse kann als E-Mail an einen anderen User versandt werden: In Outlook die Kontakte öffnen und die gewünschte Kontaktkarteikarte öffnen Im Menü Aktionen den Befehl Als Vcard weiterleiten wählen Outlook öffnet eine E-Mail und legt die Kontaktkarte als Anlage bei Der Empfänger muss die Anlage öffnen und den Kontakt mit Speichern und schließen bestätigen. Der Kontakt wird seinen Kontakten hinzugefügt Konteneinstellungen manuell sichern Outlook speichert sämtliche Kontendaten und -einstellungen in der Registry. Diese können in Form einer *.reg-Datei gesichert und wieder importiert werden. Für Outlook bis 2010 gilt der Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion \Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook \9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676 Für Outlook 2013 und größer: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles\Outlook\9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676 Zum Sichern klickt man im linken Fensterteil mit der rechten Maustaste auf den Schlüssel «9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676» und geht zu Exportieren. Im eingeblendeten Fenster muss «Ausgewählte Teilstruktur» aktiviert sein. Man gibt der Datei einen Namen, z. B. «Outlookdaten.reg» Nach einer Neuinstallation von Outlook starten man Outlook einmal, bricht aber den automatisch gestarteten Konteneinrichtungsassistenten gleich wieder ab und schließt das Programm. Mit einem Doppelklick auf die REG-Datei werden die exportierten Daten wieder eingelesen. Nur die Kennwörter der Konten müssen nochmals eingetippt werden. Mail bearbeiten Während in bisherigen Outlook-Versionen im Menü von Mails immer ein Befehl zum Bearbeiten vorhanden war, fehlt dieser ab Outlook 2016. Dieser Befehl ist versteckt im Menü Verschieben / Weitere Verschiebeaktionen / Nachricht bearbeiten. Mails sichern Normalerweise lässt sich der Originaltext einer E-Mail beim "Antworten" oder "Weiterleiten" beliebig verändern. Das ist durchaus sinnvoll, wenn es notwendig erscheint, Kommentare oder Antworten zu einer Mail hinzuzufügen. Will man dies verhindern, klickt man die Optionen (Nachrichtenoptionen) an und wählt dort im Feld "Vertraulichkeit" den Begriff "Privat" ein. Damit sind die Daten gesichert. Mails und Elemente in ein Formular einfügen Neben Dateien können auch andere Elemente in ein Outlook-Formular eingefügt werden. Eine Mail wird im folgenden Beispiel in eine Aufgabe wie folgt eingefügt: Aufgabe öffnen Menü Einfügen und Funktion Element öffnen die gewünschte Mail markieren und mit OK bestätigen Die Mail wird als Symbol in die Aufgabe kopiert. Das funktioniert auch mit Audioclips, Paint-Elementen, Cliparts usw. Diese fügt man über die Funktion Objekte ein. Outlook:Heute Outlook Heute wird aufgerufen und konfiguriert, indem man nach Öffnen von Out-look 2016 im Postfach im linken Fensterbereich die Mailadresse (Überschrift) an-klickt, die mit dem Konto verbunden ist. Im rechten Fensterbereich wird daraufhin Outlook HEUTE eingeblendet. Klickt man auf die Überschrift Outlook Heute anpas-sen, kann die Anzeige konfiguriert werden. Dabei können weitere Konten einge-bunden und auch bestimmt werden, ob Outlook künftig mit Outlook HEUTE startet. Eventuell klappt nur mit POP3 – und nicht mit IMAP Konten. Pst-Datei reparieren Meldet z.B. bei einer Neuinstallation und Import der pst-Datei (Adressbuch ect.) Windows, dass die pst-Datei beschädigt ist, kann man diese ggf. reparieren lassen vom Programm scanpst.exe. Das Tool findet man gewöhnlich unter C:/Programme/Gemeinsame Dateien/ System/Mapi/1031/95. Zu dem Tool gibt es eine Help-Datei. Ab Windows 10: C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\ scanpst.exe PST-Datei sichern Unter Outlook 2010 kann die PST-Datei manuell gesichert werden. Den Speicherort kann man einsehen, wenn man über Datei / Kontoeinstellungen in der Registerkarte Datendateien die gewünschte PST-Datei anklickt und auf den Button Dateispeicherort öffnen klickt Quick Steps Die in Outlook im Register Start angebotenen Quick Steps können beliebig angepasst oder individuell erstellt werden. Dazu klickt man den kleinen Pfeil in der Rubrik Quick Steps rechts unten an und anschließend auf Bearbeiten. jetzt kann ein bereits vorhandener Quick Step angepasst werden. Will man einen Neuen z. B. als Mail mit einem vorgefertigten Text erstellen, klickt man auf die Schaltfläche Neu und in der Auswahl auf Benutzerdefiniert, vergibt einen aussagekräftigen Namen und wählt im Pulldown-Menü Aktion auswählen im Bereich Antworten auf Neue Nachricht. Soll die Mail an einen bestimmten Empfänger oder eine Gruppe gehen, kann dies über die Schaltfläche An… ausgewählt werden. Danach klickt man auf den Link Optionen anzeigen. Hier kann u. a. ein beliebiger Text vorgegeben werden. Mit Fertig stellen schließt man ab. Rechtschreibprüfung der Betreffzeile Wird Word als E-Mail-Editor genutzt verhindert die Rechtschreibprüfung keine Schreibfehler in der Betreffzeile. Das kann verhindert werden: Waehlen Sie in Outlook das Menue EXTRAS-OPTIONEN an und wechseln Sie auf die Registerkarte "Rechtschreibung". Aktivieren Sie hier das KontrollkaestchenRECHTSCHREIBPRUEFUNG VOR DEM SENDEN und bestaetigen Sie mit OK. Künftig wird auch die Betreffzeile vor dem Versand geprüft. Signatur erstellen Eine Signatur kann man in Outlook / Posteingang wie folgt erstellen: Menü Extras/Optionen/Registerkarte E-Mail Format öffnen Schaltfläche Signaturauswahl öffnen / Schaltfläche Neu betätigen Namen für neue Signatur vergeben und Schaltfläche Weiter betätigen Text entwerfen und formatieren oder eine Vorlage als Basis benutzen (bewährt hat sich der Entwurf einer formatierten Signatur in Word, der über die Zwischenablage –Kontextmenü- eingefügt wird). Fertig stellen und mit OK bestätigen Ggf. in der Registerkarte die Standardsignatur einstellen Startordner wählen Outlook startet standardmäßig mit dem Postfach. Um mit einem anderen Ordner zu starten (z. B. mit dem Kalender) ändert man den Startordner unter Datei / Optionen / Erweitert / Starten und Beenden von Outlook. Hier klickt man auf Durchsuchen und wählt den gewünschten Ordner. Teilnehmer einladen Will man zu einem Termin andere Teilnehmer einladen, erstellt man zuerst einen Termin mit allen erforderlichen Details. Anschließend klickt man die Schaltfläche Teilnehmer einladen an. Über den Schalter An: wählt man wie bei einer E-Mail aus dem Adressbuch alle gewünschten Teilnehmer aus und schickt die Anfrage ab. Die Teilnehmer können nun wählen, ob sie den Termin wahrnehmen können. Umfragen starten Abstimmungen und Umfragen kann man mit Outlook-Mails starten, indem man in einer bereits geöffneten E-Mail auf das Symbol Optionen klickt und anschließend aktiviert: Abstimmungsschaltflächen aktivieren. Man kann die vorgefertigten Standard-Abfragen von Outlook verwenden oder eigene erstellen. Dazu gibt man die gewünschten Begriffe getrennt durch ein Semikolon ein. Beispiel: Frühstück;Mittagessen;Abendbrot. Klickt der Empfänger auf eines der Symbole, erhält man das Ergebnis per Mail zurück. Verknüpfung in Outlook-Leiste Eine Verknüpfung in der linken grauen Outlook-Leiste erstellt man, indem man Menü Datei/Neu/Verknüpfung auf Outlook-Leiste wählt Einstellungen in den Feldern Suchen in: z.B. Dateisystem Ordnername; C/Windows/Anwendungsdaten/Microsoft Vorlagen wählen und mit OK bestätigen. Im Beispiel wurde eine Verknüpfung mit den teils selbst erstellten Vorlagen (Mails) in der Outlook-Leiste erstellt, die dort jetzt bequem aufgerufen werden können. Ab Outlook 2003 muss im linken Navigationsbereich zuerst die Schaltfläche Verknüpfungen aufgerufen werden. Sinnvoll ist die Erstellung von Gruppen, die man mit Klick auf den Link Neue Gruppe hinzufügen anlegt und beschriftet. Jetzt öffnet man einen minimierten Explorer und zieht die gewünschten Dateien mit gedrückter linker Maustaste auf den Gruppennamen bis ein + angezeigt wird. Jetzt lässt man die Datei los und hat somit eine neue Verknüpfung angelegt. Verteilergruppe versenden Versenden E-Mail öffnen Menü Einfügen/Elemente öffnen Kontakte wählen und im unteren Fenster die gewünschte Verteilerliste markieren und mit OK als Anlage zur E-Mail übernehmen Nach Empfang den Kontakten hinzufügen Die der E-Mail als Anlage beigefügte Verteilerliste mit Doppelklick öffnen Menü Datei/In Ordner kopieren wählen Als Zielordner Kontakte angeben und mit OK bestätigen Die Benutzergruppe wird den Kontakten hinzugefügt Verteilerliste erstellen Eine Verteilerliste kann im Bereich Kontakte wie folgt erstellt werden: Menü Aktionen/Neue Verteilerliste aufrufen Namen vergeben und über die Schaltfläche Mitglieder auswählen durch Anwahl und OK die Liste erstellen Verteilerliste speichern Adressbuch Datei/Neue Gruppe kann ähnlich eine neue Gruppe erstellt werden Vorlage erstellen Eine E-Mail Vorlage erstellt man und speichert sie anschließend unter Speichern unter als Vorlage ab. Dabei muss als Dateityp *.oft gewählt werden Vorschaufenster Das Vorschaufenster bietet Ihnen eine komfortable und schnelle Möglichkeit, sich einen Überblick über Ihren Posteingang zu verschaffen. Ein wenig bekannter Trick macht den Einsatz des Vorschaufensters noch effektiver, wenn Sie bevorzugt mit der Tastatur arbeiten: durch das Betätigen der Leertaste wird der Inhalt des Vorschaufensters seitenweise nach unten gescrollt, so dass Sie auch längere Nachrichten bequem lesen können, ohne zur Maus wechseln zu müssen. Sind Sie am Ende einer E-Mail angelangt, springt Outlook nach einem weiteren Druck auf die Leertaste automatisch auf die nächste E-Mail, so dass Sie sich schnell durch den kompletten Posteingang arbeiten können. Webseite als E-Mail Eine Webseite kann über Outlook (z.B. über Favoriten / Links) geladen und angezeigt werden. Wird eine Webseite in Outlook dargestellt, ist im Menü Aktionen die Option Webseite per E-Mail senden aktiv. Mit dieser Funktion kann eine komplette Webseite als E-Mail versandt werden. Power Point Animationen für alle Folien Will man in Powerpoint in einer Präsentation allen Folien eine Animation zuweisen, wählt man im Menü Ansicht die Foliensortierung. Dort markiert man alle Folien mit STRG+A. Im Menü Bildschirmpräsentationruft man jetzt das Animationsschema auf. In der rechten Spalte wählt man das gewünschte Schema, das auf alle Folien angewandt wird. Eigene Aufzählungszeichen Will man in Powerpoint nicht die Standard-Aufzählungszeichen verwenden, kann man dazu eigene Grafiken einsetzen. Dazu wählt man den Befehl Format / Nummerierung und Aufzählungen . Hier klickt man auf Bild und anschließend auf Importieren. Danach navigiert man zum gewünschten neuen Symbol, markiert die Datei und übernimmt diese in den Katalog der Aufzählungszeichen mit dem Befehl Öffnen. Danach kann man das Wunschsymbol als Aufzählungszeichen wie gewohnt einsetzen. Folienmaster Um einer Präsentation ein einheitliches Aussehen zu verleihen, sollte zuvor eine Generalfolie erstellt werden, auf deren Layout alle weiteren Folien beruhen. Um Einstellungen an Ihrem Folienmaster vornehmen zu können, aktiviert man das Register "Ansicht". Klicken Sie in der Gruppe "Masteransichten" auf den Befehl "Folienmaster". Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die Miniaturansicht der Folien. Die oberste Folie ist der "Folienmaster". Alle weiteren Folien sind die zu diesem Folienmaster zugehörigen "Layouts". Änderungen für alle Layouts nehmen Sie auf dem Folienmaster vor. Der Folienmaster ist nicht dazu gedacht, vorbelegte Texte in Platzhaltern zu ändern. Diese Texte sollten stehenbleiben, stattdessen verändern Sie bei den Texten zum Beispiel die Schriftgröße, die Schriftfarbe sowie die Größe und Position der Textkästen. Zur Festlegung grundsätzlicher Einstellungen, die auf alle Layouts durchgereicht werden sollen, klicken Sie in der Miniaturansicht auf die oberste, etwas größer dargestellte Folie. Grafiken transparent Oft stört der Hintergrund einer eingefügten Grafik. Möchte man diesen ausblenden - transparent werden lassen -, so kopiert man die Grafik in Power Point und klickt auf Format / Neu einfärben / Transparente Farbe bestimmen. Der Mauszeiger wandelt sich in eine Pipette, mit der man auf die Farbe klickt, die transparent werden soll. Auf diese Weise können Grafiken effektiver in bereits vorhandene Bilder eingefügt werden. Kommentare nicht sichtbar In jeder Folie können unterstützende Kommentare eingeblendet werden, die der Vortragende lesen kann, dem Zuschauer jedoch verborgen bleiben. Dazu lädt man die entsprechende Folie und öffnen Einfügen/Kommentar eine Art Notizzettel mit automatischen Datums- und Namenseintrag. Die hier eingegebenen Notizen werden nur dem Vortragenden auf dem PC oder Notebook angezeigt. Logo verwenden Um ein Logo auf jeder Powerpoint-Folie zu verwenden, benutzt man eine Vorlage Folienmaster über Ansicht / Master / Folienmaster. Soll das Logo z.B. im oberen Bereich erscheinen, verkleinert man den Platzhalter für den Titelbereich für AutoLayouts. Anschließend klickt man auf den seitlichen Rand der Titelzeile und zieht den Platzhalter mit gedrückter linker Maustaste etwas kleiner. Mit dem Befehl Einfügen / Grafik / Aus Datei sucht man jetzt den Ordner mit der gewünschten Grafik. Nach Platzierung des Bildes kann man auf dem Folienmaster noch andere Standards festlegen (Hintergrund, Schriftarten oder Fußzeile). Abschließend klickt man auf die Schaltfläche Masteransicht schließen. Access Datenbank aufräumen Durch Änderungen und Löschen von Datensätzen bläht sich eine Access-Datenbank immer weiter. Daher sollte sie gelegentlich aufgeräumt werden. Dazu wählt man unter Extras / Datenbank-Dienstprogramme die Option Datenbank komprimieren und reparieren . Nach mehreren Minuten sollte die Datenbank bereinigt sein. Es empfiehlt sich, zuvor eine Sicherung zu machen. Feldgröße ändern Die Größe eines Feldes kann in Access geändert werden, indem man die Tabelle in der Datenblattansicht öffnet, dort im linken Fensterbereich den Navigationsbereich öffnet und doppelt auf den Namen der Tabelle klickt. Erst jetzt werden in der Menüleiste die Tabellentools mit den die Registerkarten Felder und Tabelle geöffnet. Will man die Feldgröße einer ganzen Spalte ändern, markiert man diese und ändert die Feldgröße in der Registerkarte Felder. Nach dem Speichern steht die neue Feldgröße zur Verfügung. Filter Access ermöglicht einfache Filterungen, auswahlbasierende Filter, auswahlausschließende Filter, formularbasierende Filter und Spezialfilter. Bei einer einfachen Filterung wird in einer geöffneten Tabelle oder in einem Formular in die Spalte oder das Feld geklickt und über das Kontextmenü über den Befehl Filtern nach der gesuchte Wert eingegeben und mit Enter bestätigt. Access zeigt danach nur noch Datensätze mit diesem Wert an. Filter auswahlausschließend Einen auswahlauschließenden Filter setzt man ein, um Datensätze aus einer Tabelle herauszufiltern, die einen bestimmten Wert enthalten (also alle Datensätze ohne den gefilterten Wert). Dazu markiert man in einer Tabelle oder in einem Formular den gewünschten Wert und klickt auf den Befehl Auswahlausschließender Filter. Access zeigt jetzt nur noch alle Datensätze ohne diesen Wert an. Filter auswahlbasiert Einen auswahlbasierten Filter setzt man ähnlich wie bei einem normalen Filter zur Suche nach Datensätzen mit einem bestimmten Wert ein. Dazu markiert man in einer Tabelle oder Formular den gewünschten Wert und klickt auf den Befehl Auswahlbasierter Filter. Access zeigt jetzt nur noch Datensätze an, die diesen Wert beinhalten. Filter formularbasierend Ein Formularbasierter Filter wird zur Filterung in einem Formular verwendet. Dabei können mehrere Suchkriterien mit und sowie oder verknüpft werden. Man kann auch nach Feldinhalten suchen, der einen oder keinen Wert enthalten soll. Dazu klickt man in einem geöffneten Formular der gewünschten Datenbank auf den Befehl Formularbasierter Filter. Access zeigt das Formular jetzt leer oder mit der letzten Suchabfrage (die ggf. gelöscht werden muss). Sucht man z.B. in einer Programmdatenbank nach allen Programmen der CD 322, die als Vollversion eingestuft wurden, muss man in die entsprechenden Felder die gewünschten Werte eingeben: o Sicherung: CD 322 (Beispiel) o Art: Vollversion (Beispiel) Danach ist der Befehl Filter anwenden anzuklicken. Access gibt jetzt alle Datensätze aus, die diese kombinierten Werte enthalten (also alle Vollversionen der CD 322) Will man zusätzlich wissen, welche dieser Programme installiert wurden, muss neben den o.a. Abfragen in den Felder Sicherung und Art noch abgefragt werden: o Installationspfad: Ist nicht Null (das Feld ist also gefüllt) Danach ist der Befehl Filter anwenden anzuklicken. Access gibt jetzt alle Datensätze aus, die diese kombinierten Werte enthalten (also alle Vollversionen der CD 322, die eine Eintrag im Feld Installationspfad haben und somit installiert wurden) Das kann auch mit dem ODER-Befehl kombiniert werden. Import von Excel Dateiimporte mit Geburtsdaten werden meist fehlerhaft von Excel in Access importiert, da Excel zwei alternative Datumssysteme einsetzt. Um Importfehler (Das Datum weicht exakt um 4 Jahre ab) zu vermeiden, sollte in den Optionen abgeschaltet werden: 1904 Datumswert. Kombinationsfeld Daten in einem Kombinationsfeld werden bearbeitet: Formular im Entwurfsmodus öffnen und das Kombinationsfeld anklicken Über das Kontextmenü Eigenschaften wählen Register Daten wählen und Cursor in Zeile Datensatzherkunft positionieren Über das Kontextmenü Zoom wählen und die Daten bearbeiten Ein neuer Eintrag wird eingefügt: "Neuer Eintrag"; Outlook Daten in Access verwenden Die Adressdatenbank von Outlook kann bequem in Access verwaltet und verarbeitet werden. Dazu muss eine Datenbank in Access angelegt werden. Anschließend klickt man unter dem Menü Datei den Befehl Externe Daten/Tabellen verknüpfen an. Im folgenden Dialog legt man als Dateityp Outlook fest. Zeilenumbruch im Textfeld Mit STRG+ENTER fügt man in einem Access-Textfeld einen Zeilenumbruch ein

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