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Tipps & Tricks
Word II Dateien wiederherstellen Nach einem Absturz bietet Word gewöhnlich die letzte oder die letzten Version/en der zuletzt geöffneten Datei/en zur Prüfung und Speicherung an. Startet die Wiederherstellung nicht automatisch, kann die Sicherungsdatei geöffnet werden. Dazu wählt man im Pfad C:\Dokumente und Einstellungen\Manni\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\ Auto Wiederherstellen Speicherung von >Dateiname<.asd. Alternativ kann auch die zuletzt gesicherte wbk-Datei genutzt werden. Diese Sicherung ist in der Regel aber etwas älter – abhängig von den Speicherintervallen. Datenmaske in Tabelle Word-Tabellen können auch über eine Datenmaske bearbeitet werden. Dazu muss die Symbolleiste Datenbank aufgerufen werden. Hier ist das Symbol Datenbank zu aktivieren. Wie in Excel können Datensätze jetzt angelegt, bearbeitet, gesucht oder gelöscht werden. Ab Word 2007 kann diese Maske nur noch über das Symbol Datenformularaufgerufen werden, dass zuvor der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt werden muss. Datum + Uhrzeit einfügen In ein Dokument kann mit den folgenden Tastenkombinationen eingefügt werden: Datum ALT+SHIFT+D Zeit ALT+SHIFT+T Dokument in Menü verknüpfen Bis Word 2003 können Dokumente über ein spezielles Menü aufgerufen werden: Dokument laden Im Menü Extras den Befehl Anpassen und dort im Register Befehle in der Spalte Kategorien die Funktion Alle Befehle  wählen. In der Spalte Befehle die Funktion DateiDatei öffnen wählen und mit gedrückter linker Maustaste in ein beliebiges Menü befördern und dort ablegen. Die neue Funktion mit der rechten Maustaste anklicken und die Funktion ggf. umbenennen. Anschließend RETURN drücken Dokumente schalten Mehrere Dokumente können mit STRG+F6 nacheinander geschaltet werden Dokumente zusammenfassen Um den Inhalt mehrerer Dokumente in einem Dokument zusammenzufassen, ruft man in Word 2010/2007 die Funktion EINFUEGEN-OBJEKT-TEXT AUS DATEI auf. Im nachfolgenden Dialog wechselnman nun in das Verzeichnis,in dem sich die gewünschten Dokumente befinden. Hier markiert man wie gewohnt mit Hilfe der Umschalt- oder der Strg-Taste und bestätigt mit EINFUEGEN. Nach wenigenAugenblicken befinden sich dann alle Texte im aktuellen Dokument. Eine Besonderheit gibt es allerdings zu beachten: Word fügt die markierten Texte immer in umgekehrter Reihenfolge ein.Das zuletzt markierte Dokument erscheint also oben, das als erstes markierte Dokument steht unten! Dokumentenschutz erstellen Dokumente können in Word recht einfach geschützt werden, indem man im geöffneten Dokument das Menü Extras/Optionen/Sicherheit öffnet und hier Passwörter vergibt: Ein Kennwort zum Öffnen erfordert künftig eine Eingabe zum Öffnen Ein Kennwort zum Ändern gewährt künftig nur bei Eingabe des Passwortes schreibenden Zugriff. Ansonsten wird nur lesender Zugriff erlaubt. Wird ein Schreibschutz empfohlen, muss der Anwender vor dem Öffnen eines Dokumentes künftig wählen, ob er nur lesen oder auch schreiben will. Vergisst man das eigene Passwort für Änderungen, kann dieser Schutz recht einfach ausgehebelt werden, indem man das Dokument aufruft, als rtf-Dokument speichert und anschließend im Explorer den Schreibschutz entfernt. Ab Word 2007 findet man diese Schutzmechanismen unter Office-Symbol / Speichern unter / Tools / Allgemeine Optionen. Bewährt hat sich bei Änderungen oder Aufhebung der Schutzoptionen die Speicherung mit dem Befehl Speichern unter auszuführen. Dokumentenstruktur im Navigationsbereich In umfangreichen Dokumenten orientiert man sich einfacher, indem man über das MenüAnsicht / Dokumentenstruktur im linken Bildschirmbereich eine Navigationsleiste einblendet, über die man durch einen Klick zum gewählten Textelement wechseln kann. Das funktioniert allerdings nur, wenn das Dokument entsprechend gegliedert ist. Ab Word 2007 kann die Navigationsleiste über Ansicht / Navigationsbereich anzeigen eingeschaltet werden. Eingefügte Grafik beschneiden Grafik einfügen und Rahmen aufziehen Umschalt-Taste drücken und mit dem linken Mauszeiger auf unteren oder seitlichen Eckpunkt im Rahmen klicken und diesen bewegen, bis der unerwünschte Teil des Bildes verschwunden ist Excel Tabellen automatisch aktualisieren Will man eine in Word verknüpfte Excel-Tabelle automatisch aktualisieren, fügt man die Tabelle über das Menü Einfügen / Objekt ein. In dieser Einfügemaske wählt man Aus Datei erstellen , setzt einen Haken bei Verknüpfenund fügt die angesteuerte Tabelle ein. Excel Tabellen positionieren Eine in Word eingefügte und verknüpfte Excel-Tabelle kann beliebig positioniert werden, wenn man sie markiert, mit der rechten Maustaste anklickt und im Kontextmenü Objekt formatieren / Registerkarte Layout und dort ein beliebiges Layout zuweist. Feldfunktionen Feldfunktionen sind häufig sinnvoller, wenn Zusatzschalter benutzt werden. Das gelingt meist im Mergeformat optimal. Dazu ruft man über Einfügen / Schnellbausteine / Feld ein Fenster auf, in dem eine Vielzahl von Feldern zur Verfügung steht. Will man zum Beispiel in einer Fußzeile das jeweils aktuelle Datum ohne Uhrzeit eingeben, wählt man den Befehl Date, und klickt anschließend auf die Schaltfläche Feldfunktionen und dort auf Optionen. In der Registerkarte Allgemeine Schalter wählt man das gewünschte Datumsformat. Letztlich wird das Feld mit OK an die gewünschte Position im Dokument übernommen. Wählt man über Optionen kein Datumsformat aus, übernimmt Word standardmäßig das Datum zusammen mit der Uhrzeit. Datum ohne Uhrzeit: SAVEDATE  \@ "dd.MM.yyyy" Fenster in Word Wenn man in einem umfangreichen Dokument an zwei verschiedenen Stellen gleichzeitig arbeiten muss, kann man in Word ein 2. Fenster aufziehen, indem man die Teilungsmarkierung, die sich oberhalb des rechten Rollbalkens befindet, herunter zieht. Alternativ kann man im Menü Fenster auf den Befehl Teilen  klicken. Ab Word 2007 befindet sich dieser Befehl im Register Ansicht. Fontgröße ändern Mit der Tastenkombination kann der Text vergrößert oder verkleinert werden: STRG+SHIFT+>     Font wird vergrößert STRG+SHIFT+<     Font wird verkleinert Format übertragen Mit dem Formatpinsel kann ein Format eines zuvor markierten Teils übertragen werden. Will man das Format auf mehrere Teile übertragen, muss der Formatpinsel mit einem Doppelklick aktiviert werden. Geschlossen wird der Vorgang mit einem Klick auf den Formatpinsel oder ESC Formatierung neutralisieren Oft stehen Sie vordem Problem, einen extravagant formatierten Absatz wieder zum schnörkellosen Standard zurückzuführen. Statt dies umständlich über Menüs zu versuchen, genügt es, den Absatz zu markieren und die Tastenkombination Umschalt Strg N zu drücken. Der Absatz erhält dann das Absatzformat" Standard" zugewiesen. Formatvorlage Über eine Formatvorlage kann einem markierten Absatz oder Text ein bestimmtes Format zugewiesen werden. Nach Markieren des formatierten Absatzes (z.B.: Schriftart- und Größe, Silbentrennung) wird eine Formatvorlage erzeugt über das Menü Format / Formatvorlage. Dort wird über die Schaltfläche NEU ein Fenster eingeblendet, in dem Einstellungen und ein griffiger Name für die neue Formatvorlage vergeben werden. Über den gleichen Weg aber die Schaltfläche Organisieren kann durch Markierung in einem der Fenster über die Pfeiltaste im Mittelfeld eine Formatvorlage entweder der Normal.dot oder dem aktuellem Dokument zugewiesen werden. Manuelle Formatvorlage in Normal.dot erzeugen: Im Menü Format den Befehl Formatvorlage aufrufen Im eingeblendeten Fenster die Schaltfläche neu betätigen Im nächsten Fenster Namen für die neue Formatvorlage vergeben, Einstellungen vornehmen und ein Häkchen in Zur Vorlage hinzufügen setzen. das Ganze jeweils mit OK bestätigen Formatvorlage bearbeiten und löschen Eine vorhandene Formatvorlage kann geändert werden, indem man im Menü Format / Formatvorlage die Schaltfläche Bearbeiten betätigt. Hier kann u.a. über die Schaltfläche Format die Schrift, die Attribute oder sonstige Einstellungen angepasst werden. Fall gewünscht, kann die Formatvorlage auch wieder gelöscht werden. Unter Word 2007 wird ein formatierter Text markiert, diesem eine passende Formatvorlage (z. B. Überschrift 1) zugewiesen, die Formatvorlage im Menüband mit der rechten Maustaste angeklickt und dort gewählt: Standard aktualisieren, um der Auswahl anzupassen. Funktionstasten anzeigen Die jeweilige Belegung der Funktionstasten kann in Word (bis 2003) in einer eigenen Leiste eingeblendet werden. Dazu ruft man im Menü Extras / Anpassen die Registerkarte Symbolleisten auf, aktiviert die Funktionstastenanzeige und bestätigt mit OK. Die Leiste wird jetzt im unteren Bildschirmbereich eingeblendet Fußzeile mit Titel und Pfadangabe Soll in einer Fußzeile der Titel des Dokumentes und der Pfad angegeben werden, ruft man z.B. über das Kontextmenü den Befehl Feld bearbeiten auf und wählt dort im Bereich Kategorie Dokumenteninformationen und in der Liste Feldname Filename. Anschließend klickt man auf die Schaltfläche Feldfunktionen und danach auf Optionen. Hier wählt man die Registerkarte Spezifische Schalter und fügt hinzu den Befehl \p. Der komplette Pfad des Feldes lautet jetzt FILENAME\p Gedankenstrich Ein Minuszeichen ist kein Gedankenstrich. Es sieht unprofessionell aus, das Minuszeichen in diesem Zusammenhang einzusetzen. Der Gedankenstrich ist etwa doppelt so lang und dünn. Er kann jederzeit mit der Tastenkombination STRG + das Minuszeichen auf dem Ziffernblock erzeugt werden Gitternetz Um Objekte präzise auf dem Arbeitsblatt ausrichten zu können, lässt sich auf dem Bildschirm ein Rasten anzeigen. Dazu  klickt man im Menü Ansicht die Option Symbolleisten an und wählt dort Zeichnen. In der eingeblendeten Symbolleiste klickt man (ganz links) auf die Schaltfläche Zeichnen und in der jetzt sichtbaren Leiste auf Gitternetz. Im eingeblendeten Fenster können die Kontrollkästchen "Rasterlinien am Bildschirm anzeigen" und "Vertikal" eingeschaltet und in den Feldern "Vertikal" und "Horizontal" jeweils den Wert "1" eingegeben werden. Der Dialog wird mit OK geschlossen. Jedes Kästchen des Rasters hat die Größe, die im Dialog "Zeichnungsraster" im Bereich "Rastereinstellungen" eingetragen wurde. Jetzt können eine Grafik oder ClipArt am Raster positioniert werden. Das jeweilige Objekt rastet in der linken obere Ecke an einer der Schnittpunkte der Rasterlinien ein. Gitternetzlinien ausblenden Word legt neue Tabellen immer mit einem Rahmen um jede Tabellenzelle an. In den vorherigen Office-Paketen konnten die Gitternetzlinien einer Tabelle problemlos ein- oder ausgeblendet werden. Ab Office 2003 muss die Tabelle zuvor über das Menü Format / Rahmen und Schattierungen bearbeitet werden. In der Registerkarte Rahmen wird dazu die Einstellung Ohne aktiviert. Mit OK verschwindet der Rahmen um die Tabelle und wird auch nicht mehr gedruckt. Um ihn lediglich anzuzeigen, muss im Menü Tabelle / Gitternetzlinien anzeigen angeklickt werden. Alternativ klickt man in eine beliebige Zelle innerhalb der Tabelle an und drückt die Tasten [Strg-Alt-U]. Hyperlink im Dokument Hyperlinks in Dokumenten (z.B. einem Handbuch) erstellt man wie folgt: Setze eine Textmarke (Menü Einfügen/Textmarke) an die Zielstelle des Dokumente und vergebe im Dialogfenster einen Namen Füge im Inhaltsverzeichnis einen Text ein, der als Hyperlink fungieren soll, markiere den Text und klicke im Menü Einfügen auf Hyperlink einfügen. Klicke unter Link zu auf Aktuelles Dokument und wähle aus der nebenstehenden Liste den zuvor mit der Textmarke benannten Eintrag aus Hyperlinks verhindern Word erkennt automatische Internet- und E-Mail Adressen und wandelt sie in Hyperlinks um. Will man dies grundsätzlich verhindern, ist im Menü Extras / Autokorrektur in der Registerkarte Autoformat während der Eingabe der Haken vor Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks zu entfernen. Einen einzelnen Hyperlink entfernt man, indem man ihn markiert und mit der rechten Maustaste anklickt. Im Kontextmenü wählt man den Menüpunkt Hyperlinks und im Untermenu auf Hyperlinks bearbeiten. Hier klickt man auf die Schaltfläche Verknüpfung entfernen. Icon erstellen Ab Word 2007 fügt man Menübefehle als Icon in die Symbolleiste ein, indem man mit der rechten Maustaste in die Office-Schaltfläche klickt und dort die Option auswählt: Symbolleiste für den Schnellzugriff und Tastenkombinationen anpassen. Hier wählt man in der Liste Befehle auswählen den Eintrag Ansicht Registerkarte, markiert den gewünschten Befehl und klickt auf Hinzufügen. und danach auf OK. Inhaltsverzeichnis erstellen Für eine Handbuch oder ein umfangreiches Dokument ist ein Inhaltsverzeichnis hilfreich.  Dazu markiert man die jeweiligen Überschriften  und weist ihnen ein Format zu (das man auch selbst zuvor neu anlegen kann – z.B. Überschrift Beck 1).  Falls die Inhaltsverzeichnisstruktur feiner gegliedert werden soll, kann man wahlweise Unterüberschriften ebenfalls Formate zuweisen.  Anschließend wählt man im Menü Einfügen / Index und Verzeichnis die Registerkarte Inhaltsverzeichnisse und wählt dort die gewünschten Voreinstellungen (wie Seitenzahlen, Füllzeichen und Ebenen). In unserem Beispiel haben wir 1 Hauptüberschrift und 2 weitere Überschriften definiert – müssen also insgesamt 3 Ebenen zuweisen. Die Reihenfolge der Ebenen wird über die Schaltfläche Optionen eingestellt. Hier wird z.B. zugewiesen: Format Überschrift Beck 1 – Ebene 1 Format Überschrift Beck 2 – Ebene 2 Format Überschrift Beck 3 – Ebene 3 Mit OK erstellt Word das gewünschte Inhaltsverzeichnis. Dies kann man jederzeit neu erstellen oder ändern, indem man über das Kontextmenü verfügt, die Seitenzahlen oder das Inhaltsverzeichnis neu einzulesen. Kommentare formatieren Nach Einfügen eines Kommentars klickt man diesen an und öffnet über Ansicht den Aufgabenbereich. Dort wählt man die Option Formatvorlagen und Formatierung, klickt dort auf den Pfeil neben Kommentartext und wählt Ändern um das Aussehen zu gestalten Kontextmenü ändern Das Kontextmenü kann den jeweiligen Situationen erweitert werden. Falls das dauerhaft gespeichert werden soll, ist zuvor die normal.dot zu laden und dort zu speichern. Über das Menü Extras/Anpassen wird in der Registerkarte Symbolleisten die Funktion Kontextmenü aktiviert. Eine Box mit den Menüs Text, Tabelle und Zeichnen erscheint Im Anpassen Fenster kann jetzt in der Registerkarte Befehle ein Befehl markiert und mit der Maus in das gewünschte Kontextmenü gezogen werden. Befehle in den Submenüs entfernt man mit Drag und Drop. Ab Word 2007 ist das Anpassen des Kontextmenüs nur noch sehr kompliziert über eine xml-Datei möglich. Siehe dazu http://technet.microsoft.com/de- de/library/ee691832.aspx Kopf- und Fußzeile für jeden Abschnitt Bei längeren Texten ist es sinnvoll, unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für jeden Abschnitt zu verwenden (z.B. die jeweilige Kapitelüberschrift). Dazu klickt man im Text an die Stelle, an der ein neuer Abschnitt begonnen werden soll und wählt im Menü Einfügen/Manueller Wechsel / Abschnittswechsel nächste Seite. Im neuen Abschnitt wechselt man in die Kopf- oder Fußzeile und deaktiviert die Schaltfläche wie vorige . Jetzt gibt man den gewünschten Inhalt an. Dies kann man für jeden Abschnitt eines Dokumentes wiederholen. Kopf- und Fußzeile unterschiedlich Kopf- und Fußzeilen können über das Menü Datei/Seite einrichten in der Registerkarte Seitenlayout  unterschiedlich gestaltet werden. So kann die erste Seite z.B. ohne Kopf- oder Fußzeile oder gerade und ungerade Seiten verschiedene Kopf- und Fußzeilen haben. Kopfzeile mit Kapiteln In der Kopfzeile von umfangreichen Dokumenten kann man den jeweiligen Kapiteln die entsprechende Kapitelüberschrift aus dem Inhaltsverzeichnis zuordnen. Dazu ruft man in einer Kopfzeile über das Menü Einfügen / Feld aus der Liste die Funktion StyleRef auf. In der jetzt rechts eingeblendeten Liste wählt man die im Dokument benutzte Formatvorlage der Kapitelüberschriften. Kopieren ohne Zwischenablage Text markieren Mauszeiger  auf gewünschte Stelle positionieren Strg + Umschalt und rechte Maustaste bewirken den Kopiervorgang Leerräume ausgleichen Wenn in einem Worddokument der obere Randbereich nicht angezeigt wird und der Cursor oben links am Seitenrand ohne Leerzeilen zum Text positioniert ist, führt man den Mauszeige an den oberen Rand des Dokumentes und klickt auf das dann eingeblendete Zeichen Leerzeilen ausgleichen. Anschließend wird der im Menü Datei / Seite einrichten eingestellte obere Randbereich wieder angezeigt. Linie erzeugen In Word kann eine Linie einfach und schnelle erzeugt werden, indem man 3 x einen Bindestrich eingibt und anschließend die Enter-Taste betätigt Markieren mit der Maus In Word können Textpassagen komfortabel mit der Maus markiert werden: Wort markieren Doppelklick auf das gewünschte Wort Satz markieren STRG + mit Maus in den Satz klicken Zeile markieren Vor der Zeile mit der Maus einmal klicken Absatz markieren Vor dem Absatz doppelt klicken Mehrspaltigen Text optimieren Erzwingen Sie einen bündigen Abschluss bei mehrspaltigen Texten. Beim mehrspaltigen Layout stören oft Lücken in den letzten Spalten. So schließen auf der letzten Seite alle Spalten bündig ab: Platzieren Sie den Cursor am Textende. Per Befehl Einfügen/Manueller Umbruch aktivieren Sie im Dialog Abschnittswechsel die Option Fortlaufend und wählen OK. Word fügt an der aktuellen Cursorposition einen Abschnittswechsel ein. Da in jedem Abschnitt eine andere Spaltenformatierung möglich ist, richtet Word die Spalten daraufhin bündig aus. Funktioniert dies nicht, deaktivieren Sie unter Extras/Optionen im Register Kompatibilität die Option Kein Spaltenausgleich bei fortlaufendem Abschnittswechsel. Unter Format/Absatz im Register Zeilen- und Seitenumbruch schalten Sie die Optionen Zeilen nicht trennen aus. Menü anlegen Bis Word 2003: Im Menü Extras den Befehl Anpassen und dort im Register Befehle in der Spalte Kategorien die Funktion Neues Menü wählen. In der Spalte Befehle die Funktion Neues Menü mit gedrückt gehaltener linker Maustaste in die Menüleiste ziehen und dort ablegen. Das neue Menü in der Menüleiste mit der rechten Maustaste anklicken und umbenennen. Anschließend RETURN drücken In Word 2007 kann kein separates Menü angelegt werden. Ab Word 2010 ist dies wieder möglich über Word Optionen / Menüband anpassen / neue Registerkarte. Die neue Registerkarte kann mit beliebigen Bereichen und Symbolen bestückt werden. Menüs komplett anzeigen Standardmäßig werden ab Word 2000 – 2003 nur die häufig benutzen Befehle in den Menüs angezeigt. Praktischer ist es jedoch, die vollständigen Menüs aufklappen zu lassen. Dazu wählt man im Menü Extras die Funktion Anpassen und dort die Registerkarte Optionen. In Word 2000 entfernt man den Haken bei Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an. Bei Word 2003 aktiviert man die Option Menüs immer vollständig anzeigen. Menüs mit Linien Ein Menü kann man mit Linien in logische Abschnitte aufteilen. Linien kann man in Menüs erzeugen, indem man nach Eingabe des Befehls Extras/Anpassen  das entsprechende Menü aufruft, mit dem Cursor den Befehl unter der geplanten Linie anklickt und nach Aufruf des Kontextmenüs den Befehl Gruppierung beginnen aufruft. Word fügt eine Linie über dem markierten Befehl ein. Normal.dot oder normat.dotm Diese Datei speichert die Grundeinstellungen incl. der Symbolleisten von Word. Es empfiehlt sich, die Datei zu speichern und nach einer Neuinstallation zurückzuspielen. Im Office 2003 ist dies der Pfad Dokumente und Einstellungen / Username /  Anwendungsdaten / Microsoft / Vorlagen. Ab Office 2007 lautet der Pfad. C:\Users\Manni\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Objektbrowser In umfangreichen Word-Dokumenten kann man Objekte schnell finden, indem man den Objektbrowser einsetzt. Dieser befindet sich am Ende der rechten vertikalen Bildlaufleiste. Klickt man auf den kleinen Knopf, öffnet sich ein Menü, das die Suche nach diversen Objekten anbietet (Grafiken, Kommentaren, Tabellen, Überschriften usw.) PDF erstellen Um in Word (ab 2013) ein PDF zu erstellen, wählt man im Menü Datei die Rubrik Speichern und senden und dort PDF/XPS-Dokument erstellen. Mit Klick auf Veröffentlichen  wird das Dokument in einem beliebigen Ordner erstellt. PDF Unterstützung aktivieren Ab Word 2007 kann eine kostenlose PDF-Unterstützung von Microsoft installiert werden. Dazu ruft man die Seite http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS auf und wählt unter Quick Details  und Change Language den Eintrag German und klickt anschließend auf Change. Danach drückt man die Schaltfläche Download und speichert die exe-Datei. Weiter führt man die Exe-Datei aus. Anschließend findet man in Word bei Speichern unter den neuen Eintrag PDF oder XPS. Quickinfo Wenn beim Überfahren eines Wortes oder einer Textpassage mit der Maus eine Quick Tipp angezeigt werden soll, muss der gewünschte Text mit der linken Maustaste markiert werden. Anschließend öffnet man mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählt dort Link. Im jetzt geöffneten Fenster klickt man auf den Button Quick Info, fügt den gewünschten Text ein und bestätigt alle Fenster mit OK. Rechnen in Word Rechen wie mit dem Taschenrechner in Word bis 2003 kann man, wenn zuvor über Extras/Anpassen der Befehl Extras/Extras Berechnen als Befehl in ein Menü oder als Symbol in die Symbolleiste abgelegt wurde. Berechnen: Beliebige Rechenaufgabe über den Nummernblock eingeben, die Rechenaufgabe markieren, den Befehl anklicken und anschließend über Einfügen an beliebiger Stelle das Rechenergebnis einfügen Rechtschreibprüfung Bei der Rechtschreibprüfung (F7) schaltet Word gerne von der deutschen auf die englische Prüfung um. Erfolgreich vermeiden kann man dies, indem man das gesamte Dokument markiert und im Menü Extras / Sprache die Sprache Deutsch (Deutschland) markiert und mit OK bestätigt. Außerdem sollte man noch die Einstellung Sprache automatisch erkennen deaktivieren Ab Word 2013 findet man die Einstellung im Register Überprüfen. Nach Markierung des Textes wählt man Sprache / Sprache für Korrekturhilfen festlegen und dort Deutsch (Deutschland).Diese Sprache legt man als Standard fest. Scanner einbinden in WORD 2007 funktioniert: Einfügen > ClipArt > Organisieren von Clips > Clips zum Organizer hinzufügen > von Scanner oder Kamera . In WORD 2010 muss man WORD sogar verlassen, der neue Weg lautet: Über den Start-Button unten links nacheinander auf Alle Programme > Microsoft Office …. > Microsoft Office 2010-Tools > Microsoft Clip Organizer klicken. Im Organizer dann Menü Datei > Clips zum Organizer hinzufügen > von Scanner oder Kamera klicken. Einfacher geht es mit der folgenden Tastenkombination: ALT + E + G + S nacheinander drücken und es erscheint ein Dialog (natürlich nur, wenn ein Scanner eingeschaltet und mit dem Rechner verbunden ist) Schaltflächeneditor Mit dem Schaltflächeneditor bis Word 2003 können Symbole nachbearbeitet oder neue Symbole erzeugt werden: Im Menü Extras die Funktion Anpassen wählen und das zu bearbeitende Symbol in der Symbolleiste mit der rechten Maustaste anklicken. Schaltfläche bearbeiten wählen und durchführen. Schmuckrahmen Einen Schmuckrahmen um die gesamte Seite (z. B. für eine Urkunde) fügt man ein, indem man im Register Entwurf in der Gruppe Seitenhintergrund auf das Symbol Seitenränder klickt . Im geöffneten Dialogfenster wählt man jetzt im Register Seitenrand auf Effekte und wählt dort den gewünschten Rahmen aus. Im Auswahlfeld Übernehmen muss der Eintrag Gesamtes Dokument stehen. Schreibposition Ab Word 2000 kann man die Schreibposition frei bestimmen. Dazu zieht man den Mauszeiger auf die gewünschte Position (auch mitten im Blatt) und führt einen Doppelklick mit der linken Maustaste durch. Seitenformat wechseln Will man in einem Dokument eine einzelne Seite im Querformat eingeben, geht man wie folgt vor: Man fügt zunächst vor und nach dem quer auszugebenden Bereich den Befehl Einfügen / manueller Umbruch / Seitenumbruch ein, setzt den Cursor an den Anfang dieses Bereiches und wählt Datei / Seite einrichten¨In der Registerkarte  Seitenränder wählt man die Option Querformat und aus dem Aufklappmenü Übernehmen für die Option Dokument ab hier. Danach springt man zum Anfang des Bereiches, der wieder im Hochformat erzeugt werden soll und wiederholt die vorangegangenen Schritte – mit der Option Hochformat. Oder (in neuen Office-Versionen): 1. Gehen Sie im Text an die Stelle, an der ein anderes Seitenformat gewählt werden soll. 2. Markieren Sie den Text, der auf der Querformatsseite stehen soll. 3. Öffnen Sie im Register Seitenlayout die Gruppe Seitenränder und klicken Sie unten auf Benutzerdefinierte Seitenränder. 4. Wählen Sie Querformat und bei Übernehmen für die Option Markierten Text. 5. Fertig! Seitenrand per Lineal Die Maus muss im Lineal auf den rechten oder linken Begrenzungsanzeiger geführt werden, bis ein Doppelpfeil eingeblendet wird. Der Begrenzungsanzeiger kann jetzt mit gedrückt gehaltener Linker Maustaste bewegt werden. Der Seitenrand wandert mit. Hält man bei dieser Aktion gleichzeitig die ALT-Taste gedrückt, wird angezeigt, wie viele Zentimeter breit der Seitenrand ist. Mit einem Doppelklick auf das Lineal kann ein Dialogfeld Seite einrichten eingeblendet werden. Spalten Spalten und den passenden Abstand richtet man am besten im Menü Format/Spalten ein. Dort kann auch eine Trennlinie zwischen den Spalten  aktiviert werden Speicherdatum einfügen Um das aktuelle Speicherdatum in einem Dokument anzugeben, muss im Menü Einfügen die Funktion Feld aufgerufen und dort unter Kategorien den Eintrag Datum und Uhrzeit.  Anschließen muss der Feldname Save Date und das gewünschte Datums-Format gewählt und mit OK bestätigt werden. Sollen in einem solchen Feld keine Aktualisierungen erfolgen, drückt man die Tastenkombination STRG + F11. Damit kann die Sperre auch wieder aufgehoben werden. Spracherkennung Ab und zu meldet Word bei aktivierter Rechtschreibprüfung, dass die italienische oder englische Rechtschreibprüfung nicht geladen ist. Das liegt daran, dass unter Extras / Sprache bestimmen das Feld Sprache automatisch erkennen aktiviert ist. Also deaktivieren. Startseite Word (und auch andere Office-Programme) startet in den neuen Office-Paketen standardmäßig mit einer Startseite. Soll stattdessen wie in früheren Versionen ein leeres Blatt beim Start angezeigt werden, muss in den Optionen unter Allgemein und hier ganz unten in der Zeile Startbildschirm beim Start anzeigen der Haken entfern werden. Suchen ohne Suchmaske Bei einer Suche in einem Dokument ist häufig die Suchmaske im Wege. Abhilfe schafft nach Eingabe des Suchtextes in die Suchmaske der Druck auf die Schaltfläche Weitersuchen. Danach schließt man die Maske (Schließkreuz) und sucht trotzdem mit der Tastenkombination SHIFT + F4 weiter. Ab Word 2010 wird die Suche in der Navigationsleiste links neben dem Dokument eingeblendet. Eine mehrfache Suche wird mit Enter fortgesetzt. Summen berechnen Eine Summe kann in einer Word-Tabelle am einfachsten berechnet werden, indem man das Summen Symbol  im Ergebnisfeld anklickt. Bei einfachen Additionen, bei der die Werte über dem Ergebnisfeld stehen, gibt Word bereits die richtige Formel vor: =SUMME (ÜBER). Natürlich kann auch bei darunter und daneben stehenden Werten in die Klammer UNTER, LINKS oder RECHTS eingefügt werden. Da Word wie in Excel Koordinaten für die Tabellenfelder (also A1 für das Feld oben links usw.) vergibt, können auch komplexere Formeln eingegeben werden. Rechenoperationen wie Substration, Multiplikation oder Division sind problemlos möglich. Beispiele: =SUMME(A2:A5) Addiert alle Werte der Zellen A2 bis A5 =A2*B2 Multipliziert den Wert in Zelle A2 mit dem von Zelle B2 Tabelle auf Seitenbreite vergrößern Eine in Word erstelle Tabelle erstreckt sich standardmäßig über die gesamte Seitenbreite. Entfernt man eine Spalte, wird die Seitenbreite nicht automatisch angepasst. Um die Tabelle wieder auf Seitenbreite zu strecken, markiert man die gesamte Tabelle und klickt im Menü Tabelle auf AutoAnpassen /  Größe an Fenster anpassen. In diesem Menü können auch weitere Einstellungen zur Breite der Tabelle getroffen werden. Tabelle in Tabelle In einer vorhandenen Tabelle von Word kann auch eine neue Tabelle eingefügt werden. Dazu klickt man in eine Zelle und zieht dort eine weitere Tabelle auf. Tabelle in Text konvertieren Sie möchten eine Tabelle aus einer Webseite als regulären Text in Ihr Dokument einfügen? In diesem Fall müssen Sie die Tabelle konvertieren. Dies geschieht, indem Sie die Tabelle auf das Symbol links oben neben der Tabelle klicken und aus Tabellentools die Option In Text konvertieren wählen. Anschließen können Sie festlegen, ob der Text nach Absatzmarken ,Tabstopps , Semikolons oder Andere getrennt werden soll. Nachdem Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt haben, entfernt Word die Tabelle und konvertiert den Inhalt zu normalen Text. Tabelle oder Grafiken beschriften Um in einem umfangreichen Dokument einen besseren Überblick zu gewinnen, kann man Tabellen und Grafiken beschriften und nummerieren. Dazu klickt man in die jeweilige Tabelle oder Grafik und ruft über das Menü Einfügen die Funktion  Beschriftung auf. Den automatischen Titel Tabelle 1 kann man hier mit einem eigenen Titel überschreiben. Über die Schaltfläche Neue Kategorie kann eine neue Kategorie kreiert werden. Tabelle teilen Um eine Tabelle zu teilen, markiert man die Zeile an, über der die Teilung stattfinden soll und klickt im Menü Tabellentools / Layout  auf das Symbol Tabelle teilen. Tabellen sortieren Eine Sortierung in einer Tabelle mit Office 2000 mit mehreren Filtern ist manchmal (warum weiß nur Bill Gates) nur möglich, wenn die Tabellenüberschrift nicht auf jeder Seite wiederholt wird. In der Sortiermaske wird die Funktion Liste enthält Überschrift invers dargestellt. Für die Sortierung daher zuvor die Funktion Tabelle Überschrift  ausschalten. Ab Word 2003 funktioniert das aber auch mit Tabellenüberschriften. Tabellen Spaltenmaß Klick in das Lineal mit gedrückt gehaltener ALT-Taste zeigt die Spaltenbreite in cm an Tabellen verschieben Eine eingefügte Tabelle lässt sich komplett mit Strg+Shift und gedrückter linker Maustaste verschieben. Das funktioniert auch, wenn man das Symbol links oben an der Tabelle mit gedrückter linker Maustaste bewegt Tabellenbreite anzeigen In einer Word Tabelle kann die exakte Breite einer Spalte einfach angezeigt werden, indem nan die Spaltenbegrenzung mit der linken Maustaste anklickt und gleichzeitig die ALT-Taste drückt. Verschiebt man die Spaltenbreite mit der Maus, werden die geänderten Werte automatisch angepasst Tabellenbreite optimieren Die Breite einer Tabellenspalte kann man in Word optimieren, indem man den Cursor an den rechten Rand der zu optimierenden Spalte führt, bis dieser sich in einen Doppelpfeil verwandelt. Mit einem Doppelklick prüft Word nun die gesamte Spalte und passt diese an den breitesten Inhalt der Spalte an. Allerdings rückt damit die gesamte Tabelle zusammen. Tabs in Tabellen Die Tabulatortaste kann auch in einer Zelle zusammen mit der STRG-Taste eingesetzt werden Tastaturkommandos Alle Word-Shortcuts können in Word angezeigt werden. Dazu öffnet man im Menü Extras / Anpassen im eingeblendeten Fenster die Registerkarte Befehle und wählt dort unter Alle Befehle den Eintrag Befehle auflisten. Der Befehl wird per Drag & Drop in die Menüleiste oder in ein Menü gezogen. Klickt man den neuen Befehl jetzt an, kann man Art und Umfang der gewünschten Ergebnisse aussuchen. Word gibt diese anschließend in einem meist mehrseitigen Dokument aus. Ab Word 2007 muss das über das Symbol Befehle auflisten ausgeführt werden. Das Symbol muss zuvor in die Symbolleiste für den Schnellzugriff übernommen werden Tastenbelegung drucken Eine komplette Liste aller Tastenkombinationen kann ausgedruckt werden: Wählen Sie dazu "Datei, Neu". Markieren Sie "Leeres Dokument" und klicken Sie auf "OK". Wählen Sie nun "Datei, Drucken ",," und aus der Auswahlliste" Drucken:" den Eintrag" Tastenbelegung". Bestätigen Sie abschließend mit "OK". Text in Tabelle konvertieren Um Text in eine Word Tabelle zu konvertieren: Hierzu markieren Sie den Text, klicken auf Einfügen>Tabelle>Text in Tabelle umwandeln . Daraufhin öffnete sich ein Dialogfenster, indem Sie die Spaltenanzahl sowie die optimale Breite einstellen und angeben können wo der Text getrennt werden soll. Auch hier müssen Sie mit OK  bestätigen. Sobald der Text konvertiert wurde, können Sie den Inhalt der Tabelle anders anordnen. Einfach die betreffende Zelle markieren und mit der Maus verschieben. Text in Zwischenablage sammeln In der Zwischenablage von Word XP lassen sich Texte mit der Funktion Sammeln in einer Art Behälter hinterlegen und anschließend gemeinsam einfügen. Die markierten Texte werden statt mit STRG+C mit STRG+F3 in die Zwischenablage kopiert. Die gesammelten Texte werden gemeinsam wieder eingefügt mit dem Befehl STRG+SHIFT+F3. Irrtümlich gesammelte Schriftstücke lassen sich vor dem Einfügen über die rechte Maustaste löschen. Text mit Animation Text kann in Word animiert angezeigt aber nicht animiert gedruckt werden. Voraussetzung ist unter Extras/Optionen in der Registerkarte Ansicht die Aktivierung der Funktion Animierter Text. Zur Erzeugung wird der gewünschte Textbereich markiert und über Format/Zeichen die Registerkarte Animation aufgerufen. Dort wird die Animation gewählt und dem Text mit OK zugewiesen Trennlinie Kopf- und Fußzeile Eine Linie über oder unter einer Kopf- oder Fußzeile erzeugt man am einfachsten während der Erstellung einer Kopf- oder Fußzeile über das Menü Ansicht/Kopf- und Fußzeile. Gleichzeitig wird das Menü Format/Rahmen und Schattierungen geöffnet. Im Register Rahmen stellt man die gewünschte Linienart ein und klickt im Vorschaufenster auf die gewünschte Position. Nach Bestätigung mit OK wird die Linie in der Kopf- oder Fußzeile erzeugt. Ggf. kann die Linienbreite über das Lineal verändert werden. Überschrift als Formatvorlage Überschriften können als eigene Formatvorlagen erstellt und gespeichert werden. Dazu gibt man in einem neuen Dokument einen formatierten Text ein – z. B. Überschrift Beck 1 im Format Arial 16 / Fett. Diesen Text markiert man und wählt im Kontextmenü Formatvorlagen und dort Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern. Im jetzt eingeblendeten Fenster gibt man einen passenden Text (z. B. Überschrift Beck 1) ein und wählt Ändern. Im nächsten Fenster muss eingegeben werden: Formatvorlagentyp: verknüpft Formatvorlage für folgenden Absatz: Standard Zur Liste der Schellformatvorlagen hinzufügen: Neue auf dieser Vorlage beruhende Dokumente : Bestätigt man jetzt mit OK, werden die neuen Überschriften in jedem Dokument im Bereich der Formatvorlagen angezeigt Überschrift über Tabelle einfügen Nachträglich kann über einer am Blattanfang stehenden Tabelle eine Überschriftenzeile eingefügt werden, indem man die erste Zeile markiert und aus dem Menü Tabelle den Befehl Tabelle teilen wählt. Word rückt die Tabelle eine Zeile tiefer. Ab Word 2007 markiert man die erste Zeile der Tabelle und wählt im Kontextmenü Zeile oberhalb einfügen. Ab Word 2013: Die erste Zeile der Tabelle wird markiert Im Menü Tabellentools/Entwurf setzt man in der Gruppe Optionen einen Haken im Kästchen Überschrift Anschließend klickt man im Register Tabellentools/Layout im Bereich Daten auf das Symbol Überschriften wiederholen Überschriften Standardmäßig werden in Word lediglich 2 Überschriftebenen im Register Start angezeigt. Möglich sind aber bis zu 9 Ebenen, die in dieser Verschachtelung auch in einem Inhaltsverzeichnis angezeigt werden können. Entsprechen die gewählte Überschrift nicht den eigenen Vorstellungen, klickt man mit der rechten Maustaste im Register Start  im Bereich Formatvorlagen den Button mit der jeweiligen Überschrift an und wählt im Kontextmenü Ändern. Hier kann die gewünschte Schriftart eingestellt werden. Überschriften nummerieren In einem Dokument können die Überschriften komplett durchnummeriert werden. Dabei werden die gewählten Ebenen berücksichtigt. Dazu klickt man im Menü Start im Bereich Absatz auf den Button Liste mit mehreren Ebenen und wählt dort eine gewünschte Nummerierung aus. Überschüssigen Text komprimieren Befindet sich nach Fertigstellung eines Dokumentes auf der letzten Seite nur wenig Text, kann Word durch Neuformatierung diesen automatisch reduzieren, so dass er auf die (bisherige) vorletzte Seite passt. Dazu wählt man im Menü Datei den Befehl Seitenansicht und klickt dort auf das Symbol Größe anpassen. Unformatierten Text einfügen Word fügt Text über die Zwischenablage im Originalformat ein. Das ist z.B. bei Text aus Webseiten häufig lästig. Über das Menü Bearbeiten/Inhalte einfügen kann hier Unformatierter Text übernommen werden. Diesen muss man unter Office 2000 noch manuell formatieren. Bei Office 2003 kann über ein Symbol, das bei jeder Einfüge-Aktion hinter dem Text erscheint, ausgewählt werden, ob der Text im Originalformat, ohne Format oder im Format des aktuellen Word-Dokumentes eingefügt werden soll. Ab Word 2007 können Einfügungen aus dem Dokument oder anderen Dokumenten über die Optionen / Erweitert voreingestellt werden. Alternativ bietet ab Word 2010 das Kontextmenü meist eine umfangreiche Auswahl. Wasserzeichen Ein Wasserzeichen für Bild oder Text kann in Word 2003 über Format / Hintergrund / Gedrucktes Wasserzeichen eingeführt werden. Alternativ kann ein beliebiges Bild formatiert werden in Hinter den Text mit entsprechender Transparenz. Text kann z.B. über Word Art eingefügt und über Wort Art formatieren im Register Farben und Linien im Bereich Ausfüllen mit einer möglichst hellen Farbe gefüllt und anschließend eine hohe Transparenz mittels des Schiebereglers eingestellt werden. Weiter sollte in der Registerkarte Layout die Einstellung Hinter den Text gewählt werden. Wörterbuch überarbeiten Fehlerhaft abgespeicherte Einträge in das Wörterbuch können korrigiert oder gelöscht werden: Dazu wird im Menü Extras die Funktion Optionen aufgerufen und dort in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik das entsprechende Wörterbuch (meist Benutzer.dic) markiert. Anschließend ist der nebenstehende Knopf Wörterbücher... zu drücken und im nachfolgenden Dialogfeld der Button Bearbeiten zu wählen. In anschließendem Fenster sollte nur Text ausgewählt werden. Das Wörterbuch kann jetzt korrigiert werden. Ab Word 2007: Schaltfläche Office / Word-Optionen / Dokumentenprüfung / Benutzerwörterbücher aufrufen und Wortliste bearbeiten Zeichnen-Werkzeug Nach dem Zeichnen eines Objektes (z.B. Linie) deaktiviert Word das Werkzeug wieder. Will man mehrere Linien ziehen, kann man aber das jeweilige Werkzeug doppelt anklicken und beliebig oft benutzen. Das funktioniert natürlich auch in anderen Office-Produkten. Zeilenüberschrift in Tabellen Bei einer großen Tabelle, die sich über mehrere Seiten erstreckt, ist es praktisch, eine sich auf jeder Seite wiederholende Zeilenüberschrift zu haben. Um diese einzufügen, klicken Sie in ein Feld, das Ihre Zeilenüberschrift wiedergibt und rufen die Funktion Tabelleneigenschaften aus dem Kontext-Menü auf. Danach wechseln Sie in den Reiter Zeile und aktivieren die Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen . Mit OK bestätigen Sie Ihre Auswahl. Falls Sie mehr als eine Zeilenüberschrift haben, markieren Sie die aufeinander folgenden Zeilen und folgen den vorhergehenden Anweisungen Zwei Dokumente Um in Word zwei oder mehr Dokumente gleichzeitig einzusehen und zu bearbeiten, muss ab Word 2007 im Menü Ansicht die Funktion Neues Fenster für jedes Dokument aktiviert werden, die man sehen möchte. Anschließend wählt man im Menü Ansicht die Funktion Alle anordnen. Hier kann man sich für die gewünschte Form der Darstellung entscheiden (Nebeneinander, untereinander usw). Abschließend aktiviert man das Kontrollkästchen Fenster der aktiven Arbeitsmappe. Zwischenablage automatisch anzeigen Befinden sich mindesten 2 Einträge in der Office-Zwischenablage, wird diese im rechten Dokumentenfenster eingeblendet. Das kann bis Word 2003 verhindert werden, indem man nach Aufruf der Zwischenablage im unteren Bereich die Optionen öffnet und dort den Haken vor Office Zwischenablage automatisch anzeigen entfernt. Ab Word 2007 wird die Zwischenablage über Start / Zwischenablage aufgerufen.
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