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Tipps & Tricks
Excel Arbeitsmappe mit gleichen Tabellenblättern erstellen Eine Arbeitsmappe mit mehreren gleichen Tabellenblättern (z.B. ein Haushaltsbuch für 12 Monate) erstellt man wie folgt. Ein Tabellenblatt mit allen Daten erstellen, die in jedem Tabellenblatt auftauchen sollen Tabellenblatt mit rechter Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Befehl Verschieben/Kopieren wählen Haken vor Kopie erstellen setzen und markieren, wohin das jeweilige Blatt in diese Arbeitsmappe kopiert werden soll Eventuell können die Tabellenblätter mit der linken Maustaste und gedrückter SHIFT-Taste gruppiert werden (Drag & Drop) Aufzählungszeichen erzeugen Will man in einer Zelle Aufzählungszeichen erzeugen, markiert man die Zelle, drückt die Taste ALT und tippt im Nummernblock: +7. Lässt man die ALT-Taste wieder los, setzt Excel ein Aufzählungszeichen in die Zelle. Das funktioniert auch mit anderen Ziffern des Nummernblocks. Dabei werden jeweils andere Zeichen erzeugt. Das Format kann kopiert werden. Auswahllisten Bei Listen mit vielen Wiederholungen kann man sich Tipparbeit ersparen, indem man in die nächste freie Zelle unter der Liste klickt und dort im Kontextmenü den Befehl Auswahlliste wählt. Alle bereits vorgenommenen Eintragungen werden hier aufgelistet und können mit einem Mausklick in das freie Feld übernommen werden Autoausfüllen Wochentage, Datum und Zahlenkolonnen können fortgeführt werden, indem man · z.B. Montag in eine Zelle eingibt, mit dem Cursor in die rechte untere Ecke der Zelle klickt und mit gedrückter linker Maustaste den Cursor bewegt. Die nachfolgenden Zellen werden mit den restlichen Wochentagen gefüllt. · weitere Fortführungen können im Menü Extras / Optionen in der Registerkarte Autoausfüllen erstellt werden · bei Zahlenkolonnen müssen zuvor die ersten beiden Ziffern eingegeben werden (1, 2) Autoeingabe Die Autoeingabe von Excel kann ziemlich nerven. Sie speichert den in einer Zelle eingegeben Text im Hintergrund. Fängt der Text in der nächsten Zelle mit gleichen Buchstaben wie in der vorherigen Zelle an, kopiert Excel unaufgefordert den vorherigen Text in die neue Zelle. Diese Funktion deaktiviert man unter Office 2010 in Datei / Optionen / Erweitert unter AutoVervollständigenfür Zellwerte aktivieren. Autofilter Um eine umfangreiche Tabelle komfortabel auswerten zu können, sollte ein Autofilter eingesetzt werden. Dazu markiert man die Überschriftenzeile einer Tabelle und wählt im Menü Daten die Funktion Filter / Autofilter. Die Spalten in der Überschriftenzeile werden mit Auswahlpfeilen versehen. Klickt man auf eine solche Spalte, kann man über eine Auswahlliste wählen, was man gefiltert haben möchte Auto-Formatierung umgehen / Hyperlinks verhindern Excel wandelt Internet-Adressen automatisch in Hyperlinks um. Will man dies grundsätzlich verhindern, ist im Menü Extras / Autokorrektur in der Registerkarte Autoformat während der Eingabe der Haken vor Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks zu entfernen. Ein ausgesprochen lästiges Feature von Excel ist die automatische Formatierung. Die  Dresdner Postleitzahl 01309 wird z.B. zu 1309 verstümmelt. Sie können diese Eingaben entweder nachträglich umformatieren oder aber ein vorangestelltes Hochkomma (') eintippen. In diesem Fall fasst Excel die nachfolgenden Zeichen als Text auf und formatiert sie nicht um. Blätter kopieren/verschieben Eine aktive Tabelle kann kopiert oder verschoben werden, indem man mit der rechten Maustaste auf die zu kopierende oder zu verschiebende Registerkarte der Tabelle klickt. Im Kontextmenü öffnet sich die Dialogbox Blatt kopieren/verschieben. Zum Kopieren muss das Kästchen Kopieren abgehakt werden. In der Dialogbox kann bestimmt werden, zwischen oder vor welche Tabelle das Objekt verlegt werden soll. Im oberen Bereich kann auch eine andere Mappe ausgewählt werden. Blätter kopieren mit Maus Um eine Kopie der aktiven Tabelle anzulegen, klickt man mit der linken Maustaste auf den Reiter und hält die Taste gedrückt. Mit gleichzeitig gedrückter STRG-Taste kann der Mauszeiger an das Ende der Reiterreihe bewegt und losgelassen werden. Excel legt eine Kopie an. Jetzt kann sie umbenannt werden. Brüche eingeben Um in Excel einen Bruchwert zu erfassen, muss in der Zelle der Ganzwert, eine Leerzeichen und danach der Bruchwert eingegeben werden (z.B. 1 ¾  = 1 3/4 – der Wert erscheint in der Eingabeleiste als 1,75) . Einen Bruch ohne Ganzwert wie ¾  gibt man in der Zelle mit einer vorangestellten 0 ein – also = 0 3/4 . Bunte Rahmenlinien Bunte Rahmeneffekte erzielt man: Zellen markieren#mit rechter Maustaste Kontextmenü öffnen#Zellen formatieren wählen#in Registerkarte Rahmen Linienart und Farbe wählen. Daten in mehreren Tabellenblättern eingeben oder ändern In der Praxis müssen Sie immer wieder mehrere ähnlich aufgebaute Tabellenblätter erstellen oder bearbeiten. Wenn beispielsweise jedes Blatt für einen Tag, eine Woche, einen Monat oder ein Quartal verwendet wird, sind viele Beschriftungen und Formeln gleich. Mit einem kleinen Trick können Sie Zahlen, Formeln und Text gleichzeitig in mehrere Tabellen eingeben oder dort bearbeiten: gruppieren Sie die Blätter einfach, indem Sie mit gedrückter Strg-Taste im Register nacheinander auf die betroffenen Tabellen klicken. In der Titelleiste wird daraufhin der Zusatz "[Gruppe]" angezeigt. Jede Eingabe, die Sie nun in der aktuellen Tabelle vornehmen wird automatisch genauso auf alle anderen Tabellen der Gruppe übertragen. So können Sie beispielsweise mit einem Arbeitsschritt den Berechnungsschlüssel in allen Tabellen ändern, Prozentsätze korrigieren, Formeln bearbeiten oder einfach nur Beschriftungen eintragen. Wechseln Sie einfach per Mausklick in das Register auf eine andere Tabelle, um den Gruppenmodus wieder zu verlassen. Daten und Formate kopieren Wenn Sie Tabelleninhalte kopieren und dann als Verknüpfung in ein anderes Blatt einfügen, überträgt Excel normalerweise nur die reinen Daten. Sie können mit einer zweiten Einfügeoperation aber auch noch die Formate übernehmen. Angenommen, Sie wollten den Bereich A10:M25 aus dem Tabellenblatt "Tabelle1" als Verknüpfung in "Tabelle2" einfügen und dabei die Formatierung erhalten. Dazu führen Sie folgende Schritte aus: 1. Markieren Sie den zu verknüpfenden Bereich im OriginalTabellenblatt - hier also Bereich "A2:M25" in "Tabelle1". 2. Drücken Sie Strg+C, um den Bereich zu kopieren. 3. Gehen Sie zur Zieltabelle und markieren Sie die erste Zelle, an der die Verknüpfung eingefügt werden soll -beispielsweise Zelle A1 in "Tabelle2". 4. Wählen Sie BEARBEITEN-INHALTE EINFUEGEN an und klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf dieSchaltfläche VERKNUEPFEN. 5. Nachdem Excel die Verknüpfung zu den Originaldaten inunformatierter Form eingefügt hat, wählen Sie erneutBEARBEITEN-INHALTE EINFUEGEN an. Dieses Mal aktivieren Sie aber die Option FORMATE und danach klicken Sie aufOK. 6. In Excel 2003, 2002/XP und 2000 haben Sie darüber hinausdie Möglichkeit, die Spaltenbreiten zu übernehmen. Dazurufen Sie noch einmal BEARBEITEN-INHALTE EINFUEGEN aufund aktivieren die Option SPALTENBREITE. Sobald Sie dasDialogfeld mit OK bestätigt haben, passt Excel auch dieBreite der Spalten an die des Originalbereichs an. Datum und Uhrzeit einfügen Das aktuelle Tagesdatum (das sich bei jedem Seitenaufruf automatisch aktualisiert) kann man in einer Zelle ausgeben, indem man schreibt: =HEUTE(). Aktuelles Datum und Uhrzeit können ausgegeben werden mit: =JETZT() Datumseingabe über Zehnertastatur Will man über die Zehner-Tastatur ein Datum eingeben wird das Komma nicht als Punkt interpretiert (12,01,2008). Gibt man statt des Komma das Divisionszeichen (/) ein, wandelt Excel die Eingabe als Punkt um: 12.01.2008 Diagramm schnell Ein schnelles Diagramm ohne den Diagrammassistenten erzielt man, indem man die entsprechenden Daten markiert und F11 drückt. Excel fügt dann ohne Nachfrage ein neues Diagrammblatt in die Arbeitsmappe mit dem gewünschten Diagramm ein. Diagramme beschriften Dazu klickt man einen Diagrammbalken mit der rechten Maustaste an und wählt: Datenbeschriftung hinzufügen. Excel beschriftet daraufhin automatisch alle Balken. Anschließen kann über das Kontextmenü mit dem Befehl Datenbeschriftung formatieren der Text formatiert werden. Diagramme können auch mit zusätzlichen Informationen beschriftet werden, indem man ein Textfeld einfügt. Drop-Downliste mit Gültigkeitsprüfung erzeugen Um feste Werte einzufügen oder Bereiche auszuschließen, kann man die Gültigkeitsprüfung einsetzen. Hier ein Beispiel für eine Drop-Down-Liste, mit der z.B. die Noten Ungenügend, Mangelhaft, Ausreichend, Befriedigend, Gut und Sehr gut ausgewählt werden können: Alle Felder mit geplantem Dropdown-Feld mit gedrückter STRG Taste markieren Über das Menü Daten/Gültigkeit die Registerkarte Einstellungen aufrufen Im Bereich Zulassen den Eintrag Liste wählen Im Bereich Quelle die Noten, getrennt durch ein Semikolon, eingeben Die Checkboxen Leere Zeilen ignorieren und Zeilendropdown aktiviert lassen Klickt man jetzt eine der zuvor markierten Zellen an, öffnet sich ein Dropdown-Menü Eingabemeldung In jeder Zelle kann zur besseren Information eine Meldung eingeblendet werden, sobald der Cursor in die Zelle bewegt wird. Dazu muss im Menü Daten die Funktion Gültigkeit und im eingeblendeten Fenster in der Registerkarte Eingabemeldung die Option Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird aktiviert werden. Anschließend muss ein passender Titel sowie der Hinweistext angegeben werden. Farbige Gitternetzlinien Die Farbe der Gitternetzlinien kann im Menü Extras / Optionen in der RegisterkarteAnsicht  ganz unten unter Farbe der Gitternetzlinien eingestellt werden. Die Einfärbung ist jedoch nur für das gesamte Arbeitsblatt möglich. Farbige Registerkarten Zwecks besserer Übersicht können mehrere Registerkarten in einer Arbeitsmappe mit unterschiedlichen Farben hervorgehoben werden. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf eine Registerkarte und wählt im Kontextmenü Umbenennen und dort Registerfarbe. Anschließen wählt man die gewünschte Farbe aus. Fenster fixieren In einem Arbeitsplatz kann eine Tabelle mit umfangreichen Inhalt übersichtlicher gestaltet werden, indem die Überschriften beim Scrollen eingeblendet bleiben und lediglich die Werte bewegt werden. Dazu markiert man horizontal die Linie unterhalb der Überschrift und wählt im Menü Fenster die Option Fenster fixieren. Die Fixierung kann an dieser Stelle mit Fixierung aufheben neutralisiert werden.Ist die Tabelle nicht nur zu lang sonder auch zu breit, kann eine Fixierung sowohl horizontal als auch vertikal erfolgen. Dazu klickt man unter das Feld, in dem sich die horizontale und die vertikale Fixierungslinie begegnen sollen und wählt anschließend im Menü Fenster die Option Fenster fixieren. In neueren Office-Paketen heißt die Bezeichnung einfrieren statt fixieren. Formeln einblenden Im Menü Extras kann in der Funktion Optionen in der Registerkarte Ansicht  im Bereich der Fensteroptionen die Funktion Formeln aktiviert werden oder über  die Tastenkombination STRG + #. Statt der Werte blendet Excel die Formeln in den Zellen ein. Durch erneute Betätigung dieser Tastenkombination werden die Formeln wieder ausgeblendet. Inhalte ohne Formeln löschen Hat man eine Tabelle nicht als Basisversion ohne Inhalte gesichert und will diese nach Gebrauch lediglich mit den mühsam eingearbeiteten Formeln – aber ohne Inhalte – verwenden, kann man in Excel offenkundig nur alles oder nichts löschen. Eine versteckte Möglichkeit gibt es aber doch: Excel-Tabellenblatt mit Formeln und Inhalten öffnen Im Menü Bearbeiten den Befehl Gehe zu wählen Dort die Schaltfläche  Inhalte anklicken Auswählen: Konstanten und im Bereich Formeln den Haken vor Text entfernen Nach Bestätigen mit OK die Taste Entf drücken Sämtliche eingetragenen Werte werden gelöscht. Die Formeln und ev. vorhandener Text bleiben erhalten. Kombinationsfeld anlegen In Excel können Kombinationsfelder zur Auswahl diverser Einträge eingebettet werden: Meist muss die Höhe der Zelle angepasst werden (empfohlen Wert: 17) Außerhalb des Arbeitsbereiches wird eine Liste mit den gewünschten Werten angelegt (z.B. monatlich, Quartal, halbjährlich, jährlich) Über Extras/Anpassen wird die Symbolleiste Formular eingeblendet Dort wird das Symbol Kombinationsfeld gewählt und mit dem Cursor (der sich in ein Pluszeichen verwandelt hat) ein Rechteck in der gewünschten Zelle aufgezogen. Das Rechteck sollte die Zelle komplett ausfüllen. Nach Klick mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld wählt man im Kontextmenü die Option Steuerelemente formatieren. In diesem Fenster gibt man zur Registerkarte Steuerung im Feld Eingabebereich die Koordinaten der Auswahlliste ein: $K$1:$K$4 (dabei befindet sich die Liste in den Feldern K1 bis K4) Kommentare formatieren Eingefügte Kommentare lassen sich formatieren, indem man mit der rechten Maustaste auf die gestrichelte Begrenzung des Kommentars klickt und im Kontextmenü Kommentar formatieren wählt. Es öffnet sich ein Dialog mit mehreren Registern. Hier kann die Hintergrundfarbe, die Schrift und vieles andere eingestellt werden. Kopf- und Fußzeile für die komplette Arbeitsmappe festlegen Wenn Sie das Menü DATEI-SEITE EINRICHTEN anwählen und die gewünschten Kopf- und Fußzeilen definieren, wirkt sich das immer nur auf das aktuelle Tabellenblatt aus und nicht wie viele Anwender meinen, auf die komplette Arbeitsmappe. Möchten Sie auf jedem Blatt dieselben Kopf- und Fußzeilen verwenden, nutzen Sie einfach den folgenden Trick: 1. Wechseln Sie auf das Tabellenblatt mit der Kopf- undFußzeile, die Sie für die komplette Arbeitsmappeübernehmen Möchten. 2. Drücken Sie die Strg-Taste und halten Sie sie gedrückt,während Sie nacheinander auf die auf die Register derTabellen klicken, die dieselbe Kopf- und Fußzeile erhalten sollen. 3. Wählen Sie das Menü DATEI-SEITE EINRICHTEN an undbestätigen Sie einfach mit OK. 4. Excel übernimmt daraufhin die Kopf- und Fußzeilen deraktuellen Tabelle für alle markierten Blätter. Kopieren im Arbeitsblatt Der Zellinhalt kann mit den Tastenkombinationen STRG+U unterhalb der Zelle kopiert werden STRG+R rechts neben der Zelle kopiert werden Eine Tastenkombination für Kopien oberhalb und links neben der Zelle gibt es nicht Lese- und Schreibschutz Der Lese- und Schreibschutz wird bei Excel anders als in Word eingerichtet: Fenster Speichern unter aufrufen und im Menü Extras die Funktion Allgemeine Optionen wählen. In der Subfunktion Speicheroptionen kann jetzt ein Passwort für den Lese- oder Schreibschutz vergeben werden. Ab Excel 2007 wird der Schreibschutz eingerichtet und wieder aufgehoben unter Speichern unter / Tools / Allgemein. Makro 1. 1. Im Menü EXTRA die Funktion Makro aufzeichnen wählen (in persönlicher Arbeitsmappe) 2. 2. Makro aufzeichnen durch abarbeiten der Befehle (z.B. Aufruf eines Dokumentes) 3. 3. Im Menü EXTRA die Funktion Anpassen wählen 4. 4. Dort die Registerkarte Befehle und die Kategorie Makros wählen 5. 5. Den Befehl Menüelemente mit gedrückter li. Maustaste in das gewünschte Menü ziehen 6. 6. Das neue Menüelement mit der rechten Maustaste anklicken und Namen eingeben 7. 7. Im geöffneten Menü den Befehl Makro zuweisen anklicken und aus der eingeblendeten Liste das neue Makro wählen und mit OK bestätigen. Null erzwingen Standardmäßig zeigt Excel führende Nullen nicht an. Dies kann z.B. bei Telefonvorwahlen jedoch nützlich sein. Um eine führende Null zu erzwingen, markiert man die Zelle (n) und wählt im Kontextmenü Zellen formatieren oder über das Menü Format / Zellen die Registerkarte Zahlen und dort die Kategorie Benutzerdefiniert aus. Das Feld Typ überschreibt man mit den Wert Standard mit dem Wert 0# und bestätigt mit OK. Will man z.B. 5 führende Nullen vorweg setzen muss der Wert 00000 eingegeben werden. Das gilt z.B. für deutsche PLZ Nullen in Berechnungen ausblenden Im Menü Extras kann in der Funktion Optionen in der Registerkarte Ansicht  im Bereich der Fensteroptionen die Funktion Nullwerte deaktiviert werden. Excel blendet in Zellen mit einem Rechenergebnis = 0 die Null aus. Operatoren Mit den so genannten Operatoren kann man in Datenbanken wie Excel oder Access Abfragen starten: *               Platzhalter = Wert      alle Fälle mit genau diesem Wert < Wert      kleiner als > Wert      größer als <= Wert    kleiner gleich >= Wert    größer gleich <> Wert    ungleich dem Wert Rechenoperationen Statt einer fertigen Formel kann man diese auch selbst erstellen. Formeln beginnen immer mit einem = gefolgt von der eigentlichen Rechenoperation.  Es gibt folgende Operatoren: + Addittion - Subtraktion * Multiplikation / Division % Prozente ^ Potenz Beispiel: =(3xA4+A7) / 2 3x Inhalt von Feld A4 + Inhalt Feld A7 und das Ergebnis geteilt durch 2 Seitenumbruch anzeigen Im Menü Extras kann in der Funktion Optionen in der Registerkarte Ansicht  im Bereich der Fensteroptionen die Funktion Seitenwechsel aktiviert werden. Excel blendet die Seitenumbrüche in der Tabelle durch gestrichelte Linien ein. Das klappt in Excel 2003 auch, wenn man in der Symbolleiste den Button Seitenansicht aktiviert und danach in die normale Excel-Ansicht zurückkehrt. Einen manuellen Seitenwechsel führt man über das Menü Einfügen / Seitenumbruch herbei. Der Seitenwechsel erfolgt dabei oberhalb und links von der aktuellen Zelle. Manuelle Seitenwechsel (erkennt man an etwas längeren Strichen) lassen sich löschen, indem man die entsprechende Zelle markiert und über das Menü Einfügen/Seitenumbruch aufheben wählt. Bei umfangreichen Tabellen markiert man das gesamte Blatt und wählt Einfügen / Alle Seitenumbrüche zurücksetzen Sicherungskopien automatisch erstellen Anders als in vorherigen Excel-Versionen wird ab Version 2007 die automatische Sicherungskopie aktiviert im Dialog Speichern unter / Tools / Allgemeine Optionen. Hier muss die Option Sicherungskopie erstellen angehakt werden. Spaltenüberschrift Alt: Im Menü Datei die Funktion Seite einrichten wählen. In der Registerkarte Tabelle den Cursor in das Feld Wiederholungszeilen setzen und in Excel die gewünschte Spaltenüberschrift markieren. Excel druckt nun jede Seite mit dieser Spaltenüberschrift Neu: Das Menü Seitenlayout aufrufen und dort wählen: Drucktitel. Dort im Feld Wiederholungszeile oben klicken und in der Tabelle die Zeilen markieren, die auf jeder Seite als Spaltenüberschrift ausgegeben werden sollen. Die entsprechenden Koordinaten werden von Excel in das Feld übernommen. Mit OK bestätigen. Suchen in Arbeitsmappe In der Standard-Einstellung der Suchfunktion werden Daten nur im aktuellen Arbeitsblatt gesucht. Um die Suche auf alle Blätter einer Arbeitsmappe auszudehnen, muss nach Aufruf der Suchfunktion in der Registerkarte Suchen in der Zeile Suchen der Befehl von Blatt auf Arbeitsmappe umgestellt werden. Das funktioniert auch in der Registerkarte Ersetzen. Tabelle als Bild versenden Will man eine Tabelle oder einen Teil davon als Bild in einer anderen Anwendung (z.B. Word) übernehmen, markiert man in Excel den gewünschten Bereich, hält die Umschalttaste gedrückt und wählt im Menü Bearbeiten den Befehl Bild kopieren. Mit der Option Wie angezeigt kopiert man den markierten Bereich als Bild in Word. Tabelle auf eine Seite drucken Im Menü Datei, Funktion Seite einrichten kann im Feld Skalierung mit dem Button Anpassen eine breite Tabelle auf einer Seite ausgedruckt werden Tabellenblatt versenden Will man aus einer Arbeitsmappe heraus ein Tabellenblatt separat per Mail versenden, muss das gewünschte Blatt geöffnet werden. Danach ist im Menü Datei / Senden an  die Option  E-Mail-Empfänger zu wählen. Im jetzt öffnenden Dialog-Fenster wählt man aus: Sendet das aktuelle Blatt als Textkörper. Tabellenblätter Übersicht Eine Übersicht und schnelle Anwahl aller Blätter einer Arbeitsmappe erhält man mit einem rechten Mausklick auf eine der Pfeilschallflächen links unten neben dem Blattregister. Excel öffnet eine Liste aller Blätter, die hier direkt angesprungen werden können. Tabellenblättern wechseln Zwischen Tabellenblättern kann mit den Tastenkombinationen STRG+BILD oder STRG+BILD am schnellsten wechseln Termine kennzeichnen Mit der bedingten Formatierung kann man automatisch verstrichene, aktuelle und zukünftige Termine farblich voneinander abheben. Dazu klickt man in eine Zelle, die einen Termin mit einem aktuellen Datum enthält, wählt im Menü Format den Befehl bedingte Formatierung und dort unter Bedingungen 1  den Begriff Formel ist und gibt dort ein: =A2-HEUTE()<0. Anschließend wählt man im Format eine passende Textfarbe und weitere Attribute aus. Man klickt auf Hinzufügen und verfährt dort analog: Formel:  =A2-HEUTE()=0 Erneut Hinzufügen. Letzte Formel:  =A2-HEUTE()>0 Zum Schluss überträgt man das Format mit dem Pinsel aus der Symbolleiste auf die übrigen Zellen, die ein Datum enthalten Turbo Scrolling In umfangreichen Datenblättern beschleunigt man die Laufzeit, um durch das Tabellenblatt zu scrollen, indem man beim Ziehen des am rechten Fensterrand befindlichen Schiebereglers zusätzlich die Umschalttaste gedrückt hält. Danach rast man durch das Blatt. Überschriften zentrieren Wenn über eine bereits fertig gestellten Tabelle eine Überschrift zentriert gesetzt werden soll: Cursor in die erste Zelle der Tabelle setzen Im Menü Einfügen den Befehl Zeilen wählen – über die Tabelle wird eine Zeile eingefügt Überschrift tippen und das Symbol Verbinden und zentrieren wählen Verknüpfung von Werten Ein Wert kann in einer Tabelle verknüpft werden mit der Formel: =Ursprung!Zelle Ursprung steht für das Tabellenblatt / Zelle steht für die Quellzelle. Also: Gehalt!A3 Es können auch Werte aus einer anderen Excel-Datei übernommen werden.  Werte aus der Datei Haushaltsplan und Zelle D5 des Tabellenblattes Gehalt werden wie folgt verknüpft: [Haushaltsplan.xls]Gehalt!D5 Auf diese Weise können auch mehrere Daten übertragen werden: [Haushaltsplan.xls]Gehalt!B2:B14 (Bereich B2 bis B14) Werte, Formeln, Kommentare übertragen Werte, Formeln, Formate oder Kommentare einer Zelle können separat , gemischt oder zusammen auf andere Zellen übertragen werden. Dazu klickt man die Quellzelle an und kopiert diese. Anschließend markiert man die Zielzelle und klickt im Menü Bearbeiten auf den Befehl Inhalte einfügen. Im Dialogfenster wählt man die gewünschten Inhalte aus. Wochenende hervorheben Man kann die Wochenenden in einer vertikalen Jahrestabelle optisch automatisch hervorheben. Dazu gibt man den 01.01. – 07.01. JJJJJ vertikal in die Excel Tabelle untereinander ein und markiert diesen Bereich. Anschließend wechselt man in das Menü Format / Bedingte Formatierung. Unter Bedingungen 1 wechselt man im Pulldown- Menü auf Formel ist. In der nebenstehenden Zeile gibt man ein: =WOCHENTAG(A1;2)=6 Damit wird der Montag als Wochenbeginn festgelegt und der 03.01.2009 Samstag ausgewählt. Über den Button Format kann der Zellinhalt formatiert werden, um das Wochenende optisch herauszuheben. Das Ganze muss über den Button Hinzufügen unter Bedingungen 2 wiederholt werden. Die Formell für den Sonntag lautet: =WOCHENTAG(A1;2)=7. Mit OK wird das Wochenende gekennzeichnet. Jetzt kann man den Bereich markieren, den Bereich unten rechts mit gedrückter linker Maustaste bis zum 31.12.2009 herunterziehen. Automatisch werden alle Wochenenden hervorgehoben. Natürlich muss das für ein anderes Jahr entsprechend angepasst werden (letzte Zahl). Office 2010: Hat man eine Spalte mit den Namen der Wochentage (Montag - Sonntag erstellt), können die Wochenenden farblich hervorgehoben werden, indem man die Spalte markiert und anschließend im Menü Start / Bedingte Formatierung wählt: Regeln zum Hervorheben von Zellen / Textinhalt. Hier kann dem Samstag eine Farbe zugewiesen werden. Mit OK bestätigen und anschließend mit dem Sonntag und einer anderen Farbe wiederholen Wochentag und Datum Will man Wochentag und Datum zusammen in einer Zelle ausgeben, Markiert man die gewünschten Zellen und ruft über das Kontextmenü Zellen formatieren auf. Hier wechselt man im Kasten Kategorien zum Eintrag Benutzerdefiniert. Die Eingabe im Feld Typ TT.MM.JJJJ muss ergänzt werden: TTT* TT.MM.JJJJ. Beispiel: Mo 10.01.2017 Gibt man ein TTTT* TT.MM.JJJJ erscheint der Wochentag komplett (Montag) Zeilenumbruch Seite Dazu markiert man horizontal die gewünschte Zeile und klickt im Menü Einfügen auf den Befehl Seitenwechsel. Vertikal markiert man den gewünschten Spaltenkopf und verfährt genauso. Die Seitenwechsel werden durch eine gestrichelte Linie angezeigt. Zeilenumbruch Zeile Einen manuellen Zeilenumbruch in einer Zelle erzielt man mit ALT+Enter. Dabei sollte die Zeilenbreite vorher eingestellt werden Zeilenumbruch Zelle Einen automatischen Zeilenumbruch in einer oder allen gleichzeitig markierten Zellen oder Spalten erzielt man, indem man im Kontextmenü (oder STRG+1) den Befehl Zellen formatieren ...und dort in der Registerkarte Ausrichtung im Bereich Textsteuerung den Zeilenumbruch aktiviert. Gleichzeitig empfiehlt sich, im Feld Vertikal –Oben- einzustellen. Zellen einrücken Excel-Tabellen können übersichtlicher gestaltet werden, indem man Zellen einrückt. Dazu markiert man die gewünschten Zellen und klickt ab Excel 2007 im Register Start  und im Bereich Absatz auf Einrücken. Die gesamte Zelle wird daraufhin eingerückt. Zellen mit Drag & Drop bewegen Voraussetzung für den Einsatz von Drag&Drop in Excel ist, dass im Menü "Extras/Optionen/Bearbeiten" der Eintrag "Drag&Drop von Zellen aktivieren" markiert ist. Um ungewollten Kopieraktionen vorzubeugen, sollte auch der nachfolgende Eintrag markiert sein, der für einen Warnhinweis sorgt. Um Daten per Drag&Drop zu verschieben, markieren Sie die zu verschiebende Zelle. Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rand der markierten Zelle, nimmt dieser die Form eines Pfeiles an. Verschieben Sie die Markierung bei gedrückter linker Maustaste an eine andere Stelle, wird zunächst eine graue Rahmenkontur bewegt. Die Daten werden in die neue Zelle verschoben, sobald Sie die linke Maustaste wieder loslassen. Möchten Sie die Daten lieber kopieren, halten Sie die Strg-Taste zusammen mit der linken Maustaste gedrückt, während Sie die Daten bewegen. Am Ziel lassen Sie die Maustaste und danach die Strg-Taste los. Zellen verknüpfen Wenn die Daten einer Zelle in einer oder mehreren anderen Zelle übernommen werden sollen, kann man die Zellen miteinander verknüpfen. Dazu kopiert man die Quell-Zelle und fügt diese am gewünschten Ort ein. Anschließen klickt man auf das Symbol am unteren rechten Rand der Zelle und wählt: Zellen verknüpfen. Alle Eingaben der Quell- Zelle werden auf verknüpfte/n Zelle/n übertragen Zwei Tabellenblätter anzeigen Um in Excel zwei oder mehr Tabellenblätter gleichzeitig einzusehen und zu bearbeiten, muss ab Excel 2007 im Menü Ansicht die Funktion Neues Fenster für jede Tabelle aktiviert werden, die man sehen möchte. Anschließend wählt man im Menü Ansicht die Funktion Alle anordnen. Hier kann man sich für die gewünschte Form der Darstellung entscheiden (Nebeneinander, untereinander usw). Abschließend aktiviert man das Kontrollkästchen Fenster der aktiven Arbeitsmappe. WORD I 2 Tabellen nebeneinander Es gibt in Word mehrere Möglichkeiten zwei Tabellen auf einer Seite nebeneinander anzuordnen. Falls die Tabellen unterschiedlich formatiert sein müssen, benötigen Sie Textfelder. Nur mittels dieser Elemente lassen sich Tabellen frei auf der Seite positionieren. Um eine  Tabelle in einem Textfeld zu platzieren, rufen Sie die Funktion Textfeld erstellen aus dem Untermenü Textfeld vom Menü Einfügen auf. Anschließend ziehen Sie ein Textfeld auf und klicken in das soeben erstellte Element. Jetzt können Sie eine Tabelle einfügen, indem Sie aus dem Menü Einfügen den Punkt Tabelle auswählen. Den Rahmen um das Textfeld können Sie wie folgt entfernen: Rufen Sie das Kontextmenü des Textfeldes auf und wählen den letzten Punkt Form formatieren . Anschließend wählen Sie Linienfarbe und aktivieren die Option keine Linie . Abgeschnittene Zeilen reparieren Falls Word Zeilen oben oder unten abschneidet, klicken Sie mit rechts in den fehlerhaften Absatz. Wählen Sie den Befehl Absatz im Kontextmenü. Im Dialog prüfen Sie im Register Einzüge und Abstände den Eintrag im Feld Zeilenabstand. Steht hier Genau, ersetzen Sie diesen durch Einfach. Alternativ lassen Sie die Einstellung Genau unverändert und vergrößern Sie den Zahlenwert im Feld Maß. Nach einem Klick auf OK sind die Zeilen wieder ohne Abschnitt sichtbar. Abschnitte in Kopf- und Fußzeilen Um in einem umfangreichen Dokument unterschiedliche Texte in die Kopf- und Fußzeilen einfügen zu können, müssen die jeweiligen Abschnitte abgegrenzt werden: An der Stelle, wo ein neuer Abschnitt beginnen soll, den Cursor positionieren Im Menü Einfügen die Funktion  Manueller Umbruch wählen Dort unter Abschnittsumbruch die Option Fortlaufend anklicken und mit OK bestätigen Die gewünschte Kopf- oder Fußzeile anwählen und die Funktion wie vorherige ausschalten Dies muss für jeden Abschnitt wiederholt werden. Anschließend kann in die Kopf- oder Fußzeilen ein unterschiedlicher Text eingefügt werden. Abschnittwechsellinien sichtbar machen Wenn Sie Ihren Text in mehrere Abschnitte unterteilt haben, rufen Sie mit einem Doppelklick auf eine Abschnittswechsellinie die Registerkarte Layout des Dialogs Seite einrichten auf. Um diese doppelten Linien sichtbar zu machen, aktivieren Sie in der Seitenlayoutansicht die Schaltfläche mit der Absatzmarke (einblenden/ausblenden) in der Standard- Symbolleiste. Dadurch zeigen Sie die nicht druckbaren Zeichen an. In der Normalansicht sind die doppelten Abschnittswechsellinien immer sichtbar. Arbeitsmenü anlegen Um schnell auf Dateien bis Word 2003 zuzugreifen, mit denen man häufig arbeitet, bietet es sich an, sich ein neues Menü zu definieren, in dem man bequem wichtige Dokumente ablegen kann. Dazu wählt man Menü Extras den Befehl Anpassen, dort die Registerkarte Befehle und im linken Fensterbereich den Befehl Eingebaute Menüs. Im rechten Fensterbereich klickt man jetzt auf Arbeit und zieht den Befehl mit gedrückter linker Maustaste in die Menüzeile. Klickt man das abgelegte Menü Arbeit mit der rechten Maustaste an, kann man es umbenennen. Will man in dem neuen Menü ein geöffnetes Dokument ablegen, klickt man im Menü auf den Befehl Zum Arbeitsmenü hinzufügen. Die hier verknüpften Dokumente können jederzeit über das Menü aufgerufen werden. Gelöscht wird eine Verknüpfung mit STRG+ALT + Bindestrich (nicht aus dem Nummernblock). Der Mauszeiger nimmt die Form eines großen Minuszeichens an. Jetzt klickt man mit diesem veränderten Mauszeiger auf „Arbeit“ und wählt die Datei, die gelöscht werden soll. Der Name der Datei verschwindet aus dem Menü. Arbeitsschritt wiederholen Der letzte Arbeitsschritt Word kann ganz einfach wiederholen werden, indem manAlt+Returndrückt.. Aufzählungszeichen erzeugen Will man Word in einer 2. und 3. Ebene unterschiedliche Aufzählungszeichen erzeugen, kann man dies am einfachsten erreichen, indem man in einer 2.Ebene mit bereits vorhandenem Aufzählungszeichen den Cursor mit der Taste POS1 an den Anfang der Zeile bringt und anschließend die TAB-Taste betätigt. Das Zeichen ändert sich. Drückt man erneut die TAB-Taste, ändert sich das Aufzählungszeichen erneut. Aufzählungszeichen unterbinden Wenn man in Word die Aufzählungsnummerierung aktiviert hat, setzt das Programm in jeder Zeile eine neue Nummer (1., 2. 3. usw). Um dies zu vermeiden, müssen die Tasten SHIFT + ENTER gedrückt werden. Die aufgerufene neue Zeile enthält keine Nummerierung. Drückt man am Ende dieser Zeile wieder normal ENTER, wird die nächste Zeile wieder nummeriert. Dabei schließt sich die Nummerierung an  die vorhergehende an. Auf diese Weise erreicht man bequem eine Leerzeile in einer Aufzählung Autoeinträge mit F3 Textbausteine lassen sich schnell und einfach über F3 in Word einfügen. Vorher muss der Textbaustein (das kann auch eine Grafik oder eine Tabelle sein) in Word markiert und in im Register Einfügen über Schnellbausteine mit dem Befehl Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern hinterlegt werden. In der eingeblendeten Maske vergibt man in der Zeile Name einen aussagekräftigen Titel. Man kann die Textbausteine auch T1, T2 usw. nennen. Um den Baustein wieder einzufügen, tippt man in Word die gewählte Bezeichnung (z. B. T1) und drückt F3. Autotext drucken Wählen Sie dazu das Menü DATEI-DRUCKEN (bis Word 2003) bzw. OFFICE-DRUCKEN-DRUCKEN (Word 2007) an, öffnen Sie die Dropdown-Liste DRUCKEN und markieren Sie den Eintrag "AutoText-Einträge" bzw. "Bausteineinträge". Bestätigen Sie dann einfach mit OK und Sie erhalten die gewünschte Liste der aktuellen AutoTexte/Textbausteine. Beim Einsatz von Word 2010 rufen Sie die Funktion DATEI- DRUCKEN auf, öffnen die erste Liste unter dem Abschnitt "Einstellungen" und markieren den Eintrag "AutoText- Einträge". Anschließend bestätigen Sie mit DRUCKEN Beschriftung und Grafik gemeinsam verschieben Word bietet in der Symbolleiste "Zeichnen" unter anderem verschiedene grafische Objekte wie Sprechblasen oder Kreise und Rechtecke samt Pfeil an, die Sie einem Bild als Legende zur Seite stellen können. Bei Änderungen am Layout stimmen allerdings anschließend die Positionen der Legenden nicht mehr. Hier ist dann eine mühsame manuelle Nacharbeit notwendig.Damit Grafik und Legende zusammenbleiben, fassen Sie sie doch ganz einfach zu einer Einheit: Positionieren Sie die Legende wie gewünscht neben derGrafik und richten Sie den Pfeil entsprechend aus, indem Sie den Ankerpunkt vorne an der Spitze entsprechend platzieren. Markieren Sie die Grafik, halten Sie die Strg-Tastegedrückt und markieren Sie die Legende. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gemeinsammarkierten Objekte und wählen Sie das Kontextmenü GRUPPIERUNG-GRUPPIEREN an. Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf daszusammengefasste Objekt und wählen Sie diesmal das Kontextmenü GRAFIK FORMATIEREN bzw. OBJEKT FORMATIEREN an. Nehmen Sie dann im nachfolgenden Dialog die gewünschtenEinstellungen zu Positionierung und Textfluss vor. Bilder in Formen einbinden und Text umfliessen lassen Ein toller Effekt lässt sich erzielen, wenn man Bilder in Formen einbindet. Dazu wählt man in der Symbolleiste Zeichnen in den Autoformen eine beliebige Form danach zieht  man die Form in Word auf die gewünschte Größe , klickt die Form mit der rechten Maustaste an und wählt im Kontextmenü Autoform formatieren In der Registerkarte Farben und Linien klickt man im Bereich Ausfüllen in das Feld Farbe und wähl dort den Eintrag Fülleffekte Dort wechselt man in das Register Grafik und wählt dort Grafik auswählen Anschließen übernimmt man eine ausgewählte Grafik mit OK Wahlweise entfernt man den Rahmen der Grafik im Dialog Autoform formatieren, indem man dort auf im Bereich Linie im Feld Farbe auf Keine Linie klickt Außerdem sollte man im Register Layout den Befehl Passend wählen. In eine Text umfließt dieser jetzt die Autoform Blindtext in Word Um einen Testtext von Word erzeugen zu lassen, gibt man =Rand() ein und drückt RETURN. Word blendet mehrere Zeilen Testtext ein Blocksatz Die letzte Zeile eines Blocksatzes dehnt sich auch bei wenigen Worten gelegentlich auf die ganze Zeile aus. Das passiert meist bei Aufzählungen. Um dies zu reparieren, klickt man am Ende der letzten Zeile und drückt die Tab-Taste. Anschließend erzeugt man mit der Tastenkombination SHIFT + ENTER einen normalen Zeilenumbruch. Um das Problem dauerhaft zu beheben, wählt man unter Datei / Optionen / Erweitert / Layoutoptionen und aktiviert dort: Zeichenabstände in Zeilen, die mit UMSCHALT- EINGABE enden, nicht erweitern Briefpapier Wenn man ein Schreiben in Word (bis 2003) mit einem besonderen Layout versehen will, kann man sein persönliches Briefpapier verwenden. dazu wählt man im Menü  Extras / Optionen in der Registerkarte Allgemein  die E-Mail-Optionen. Dort kann man nach Betätigung der Schaltfläche Design sein persönliches Briefpapier einstellen. Clipart zerlegen Cliparts kann man mit der Gruppierungsfunktion zerlegen. Dazu klickt man dasClipart an und ruft über das Kontextmenü den Befehl Grafik Objekt / Öffnen auf. Word öffnet den Grafik-Editor. Hier kann man über das Kontextmenü oder aus der Zeichnen-Symbolleiste den Befehl Gruppierung aufheben einsetzen. Die Grafik kann jetzt mit dem Mauszeiger zerlegt werden.
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Excel / Word 1. Teil